事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及策略措施

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摘要:檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中具有重要的作用和地位,想要提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量和水平,必須要高度重視檔案管理工作。而想要做好檔案管理工作,必須要制定相應的規(guī)范、規(guī)章、政策等,國家還要不斷健全自身的法制,使檔案管理工作有章可循。此外,還要及時發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題,針對問題提出相應的解決對策,并且不斷總結自身的經(jīng)驗教訓。該文就對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策進行分析。

關鍵詞:事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；對策

當前形勢下,社會得到高速發(fā)展,信息化程度越來越高,我國不斷改革和完善事業(yè)單位的檔案管理工作。雖然在事業(yè)單位檔案管理工作中,信息化技術和管理手段得以運用,并且獲得一定成效。但是,隨著管理方式的不斷創(chuàng)新,導致事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了一定問題。下面就分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題,提出相應的解決問題的對策。

1事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

1.1檔案管理信息化水平低

伴隨著當前科學技術的高速發(fā)展,各個事業(yè)單位和政府部門均采用先進的科學技術和設備,運用信息化系統(tǒng),這從本質(zhì)上提升了事業(yè)單位和政府部門自身的工作效率。縱觀事業(yè)單位檔案管理工作,我們不難發(fā)現(xiàn),很多事業(yè)單位的檔案管理工作正在向信息化轉化。但是,一些事業(yè)單位僅僅運用檔案管理軟件進行檢索、排序以及錄入,沒有真正實現(xiàn)資源共享。這從本質(zhì)上降低了事業(yè)單位檔案資料利用率,很多檔案管理工作的效能無法發(fā)揮出來。

1.2檔案管理制度存在缺陷

規(guī)矩是一切企業(yè)良好運行管理的基礎,任何職工做任何工作都需要遵循規(guī)章制度和道德規(guī)范,事業(yè)單位檔案管理工作更是如此。然而,很多事業(yè)單位并沒有健全的檔案管理制度,這從本質(zhì)上降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。如案卷標題信息模糊,檔案序號繁亂,檔案卷內(nèi)目錄不全等,甚至有些事業(yè)單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業(yè)單位雖然存在檔案管理制度,但是管理人員并沒有根據(jù)規(guī)章制度開展工作,導致檔案管理規(guī)章制度成為一種擺設,喪失了檔案管理規(guī)章制度的效能。

1.3檔案管理缺少經(jīng)費

事業(yè)單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個部門、十分復雜的工作,想要做好檔案管理工作,必須要對多方面要求進行滿足。首先,事業(yè)單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎設施和設備,并且經(jīng)費充足。但是,當前形勢下,很多事業(yè)單位根本無法滿足這些要求。近些年來,辦公系統(tǒng)越來越完善,紙質(zhì)檔案材料和電子檔案共同存在。但是,有些事業(yè)單位領導不重視,資金欠缺,很多事業(yè)單位并沒有完善的檔案基礎設施,沒有建設規(guī)范的檔案材料庫房,檔案管理的條件很差,沒有控制濕度和溫度,導致一些紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變。

2解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策

2.1運用信息化方法

伴隨著當前科學技術的高速發(fā)展,人們工作和生活的各個領域中均大量運用計算機信息技術,檔案管理工作也要走向信息化。相關實踐表明,現(xiàn)代化的檔案管理方式,能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平、質(zhì)量以及效率,更可以準確、及時反饋檔案信息,人們通過信息技術可以準確、快速查找檔案,并且借閱檔案。正因如此,事業(yè)單位的領導層必須要充分重視檔案管理工作,實現(xiàn)檔案管理信息化,加強運用互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術,組織職工開展信息化管理學習和培訓,學習十分先進的檔案管理技術,如聲像技術、縮微技術、光盤技術等。除此之外,還要學習、參考和借鑒國外先進的檔案管理技術。由于當前事業(yè)單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰(zhàn)和新的機遇,因此,事業(yè)單位加強自身檔案管理的信息化和現(xiàn)代化進程,能夠促進檔案管理最大程度發(fā)揮自身的職能。此外,還可以對信息社會發(fā)展需求進行滿足和適應,更可以從本質(zhì)上為社會提供服務,為事業(yè)單位開展各項工作提供服務。

2.2提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復雜性特征,檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì),檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識,還要有很高的責任心和政治素養(yǎng),可以說,檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此,事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動,使檔案管理隊伍具有很強的穩(wěn)定性。此外,事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育,促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進,所以,事業(yè)單位對工作者進行培訓和考核,促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新,注重提升工作者的職業(yè)道德,提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽感,這些均能夠從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

2.3健全和完善相關制度

管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎,所以,檔案管理部門必須要有完善和健全的規(guī)章制度,促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此,事業(yè)單位不僅要加強宣傳檔案管理工作的意義,促使事業(yè)單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料,還要高度完善檔案設施,嚴格考核和督查檔案管理工作,將事業(yè)單位檔案管理設施納入到事業(yè)單位資金預算之中,實施年底考核。此外,檔案管理工作者還要對事業(yè)單位項目建設、生產(chǎn)經(jīng)營、人事勞動、行政管理等過程中所產(chǎn)生和搜集的文件材料進行移交,建全獎懲制度和移交制度,保證各個門類的檔案能夠搜集全面,包括實物、圖片、文字、聲像等。

2.4加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量,不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作,還要在物質(zhì)上對檔案管理工作進行支持。因此,事業(yè)單位必須要加大資金投入,促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善,更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。首先,要求事業(yè)單位的領導層要高度重視檔案管理工作,對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視,為檔案管理部門撥放充足的資金,逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房,做到防火防潮,還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存,杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次,要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查,包括檔案柜、空調(diào)、滅火設施等,一旦設施出現(xiàn)損壞,必須要及時上報,申請維修。

3結語

縱觀當今時代的發(fā)展趨勢,事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此,要求事業(yè)單位領導必須要充分重視檔案管理工作,檔案管理人員還要主動、積極投身于工作中。并且及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題和總結問題,杜絕問題再次出現(xiàn),不斷豐富自身的工作經(jīng)驗,通過采取各種具有很強針對性的措施和方案,逐個擊破和解決問題。此外,檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養(yǎng),堅持不懈地學習,真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和科學化。

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作者：李玉艷 單位：呼倫貝爾市經(jīng)濟和信息化委員會