檔案管理系統功能開發

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摘要：

隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。

關鍵詞：

檔案管理系統；需求分析；功能模塊

檔案管理在企業占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設信息化的資源發展方向。結合實際需要的檔案管理系統的特點進行開發檔案管理系統，以提高檔案信息管理的質量。

1研究背景

隨著計算機的不斷改革創新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認知，帶領大眾走向新的天地。隨著計算機的進步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發展空間。當今，無論是在企業單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規范性決定了企業的發展，甚至相關企業專門成立了信息整合小組，用來負責各種各樣的信息進行整合、歸納等。計算機的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業的核心效率。面對大量的信息資料，傳統手工記錄信息的方式已經遠遠不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現在企業政府的相關文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調動，工作效率更高。采用計算機進行管理檔案具有它獨特的優勢，但是我國關于電子檔案的發展目前還在進一步完善。在管理制度和管理規范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應新時代的發展需求。基于此，創新現代檔案信息管理系統，提高系統操作效率及安全性，使其滿足現代化業務及借閱者的需求，具有重要的現實意義。

2開發系統技術支持

2.1相關理論及技術

2.1.1J2EE多層應用模型

J2EE多層應用模型包含很多組件，不同于傳統的技術開發架構，J2EE多層應用模型的本質是為了方便應用程序和系統之間的交互。在實際運用過程中，J2EE依托多層分布式應用模型，依據邏輯功能劃分，依據不同應用組件所處層分布在不同機器上[1]。使用J2EE多層模型的優點在于它能實現各層的獨立工作，同時還能提供系統的可擴展性。

2.1.2MVC設計模式

MVC設計模式是一種典型的軟件設計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業務模型和用戶界面的實現代碼分離，從而達到同一個程序有不同的表現形式。MVC設計模式有很多的框架和控件組成。這種設計模式的優點在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護性高，有利于軟件工程化管理。對于系統而言選擇一個好的框架應用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關重要的。

2.1.3Servlet

Servlet是用Java編寫的服務器端程序，服務器上需要一些程序，通常是根據用戶輸入訪問數據庫的程序，工作流程是借助客戶端發送到服務器上，服務器開基于實際需求的檔案管理系統功能開發范桂泉（濰坊護理職業學院，山東青州262500）摘要：隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。關鍵詞：檔案管理系統；需求分析；功能模塊啟并調Servlet，它依據客戶端請求直接生產響應內容并將其上傳給服務器，由服務器把響應信息返回至客戶端，Servlet根據客戶端請求生成相應內容[2]。Servlet具有運用方便、功能強大等優勢，成為開發相關系統傳統的技術之一。

2.1.4SQLServlet數據庫

數據庫最早由美國推出的關系型數據庫，在實際的操作過程中，使用SQL語句進行數據的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發展優勢。同樣可以實現數據加密及數據備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應用程序，也可以是終端用戶。

2.2系統應具備的特性

根據實際需求的檔案管理，在系統規劃中，檔案管理系統需遵守嚴謹、規范準確和高效的管理模式。達到統一的要求，實現自動化管理的思維模式。因此基于實際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關操作都要保證系統的安全性能，加強防范意識。高效性：本系統使用J2EE架構，其被廣泛應用到大型分布式企業應用軟件平臺中，能夠為開發人員提供良好的工作平臺。數據庫技術中的模式能夠將系統的需求充分地展現出來，客戶端使用B/S開發模式，其是Web開發的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機的發展速度上提高信息資源的方便快捷性。統一性：根據各個部分統一的規范標準，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發成本少：本系統在研發過程中使用的成本較少，開發周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。

3系統整體架構及各功能模塊

3.1系統功能需求

在軟件需求規格說明書中，功能需求充分說明系統展現給用戶的行為和執行的操作等。案管理系統的主要功能模塊功能如下：數據錄入部分是指根據界面要求錄入修改的各類檔案數據，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設計的檔案管理系統中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯系方式及狀態等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。

3.2系統整體架構

根據實際需求的檔案管理功能需求；關于檔案管理設計的業務整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進行審核，審核通過則進入移交操作。在按照電子檔案的相應規則進行模擬上架操作。著錄整理根據歸檔人員提交的材料信息進行著錄，附上相關著錄信息說明。上交的相關部門給予審批處理后，移交給檔案部門進行管理。系統開發利用的目的主要是是將大量的信息進行分類，便于相關部門管理查找。依據功能需求，構建系統的總體框架。

3.3系統各功能模塊

設計的模塊功能嚴格按照完整性和一致性的原則，開發擁有規模強大、操作簡便的檔案管理系統。在實現自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統劃分為以下幾個模塊進行設計：

3.3.1用戶管理

用戶登錄系統之前，需要輸入相應的賬號及密碼，要求用戶先實施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進入檔案管理系統[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統會給出相應的提示。用戶權限分為普通用戶、系統管理員和檔案室人員管理。普通用戶權限可以進入系統查閱相關的資料；系統管理員權限的范圍比較廣。可以設置用戶的權限及日常信息的維護，檔案室管理員可以對文件進行查詢修改的設置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。

3.3.2數據管理

本模塊具有數據維護和數據備份功能，其中，數據備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數據過程中，必須考慮使用者連續輸入的情況，可由這些記錄中復制到新紀錄內。依據不同檔案輸入不同的數據，這個模塊還配備數據維護權限。數據維護主要對刪除的檔案進行處理判斷該問卷是否進行恢復或徹底刪除。

3.3.3文件管理

該模塊主要實現收文、文件分類、修改、打印等操作，設計這項功能方便技術對辦公自動化系統轉來的文件實施歸檔處理，實現文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據用戶的要求進行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經過修改的信息實施保存處理。

3.3.4借閱管理

該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權限的用戶展開相關操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發送給借閱人。

3.3.5數據備份及恢復

該模塊主要完成數據的備份及恢復操作，數據備份可依據檔案保存年度、檔案種類等條件進行部分或完全備份。數據恢復能夠將通過備份出來的數據恢復至數據內。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復時也由此完成。

4結語

在我國計算機技術不斷發展的過程中，部分檔案信息可以實現共享，電子管理模式也可應用至檔案管理系統中，以此創建一體化的管理平臺。通過設計一些基于實際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認識。利用J2EE平臺、數據庫數據庫等對系統進行模塊化設計，并詳細介紹系統中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術達到先進水平提供一定指導。

參考文獻

[1]孫玲.人事檔案管理系統的功能需求[J].電子技術與軟件工程,2016,(19):212.

[2]霍奇道,畢桂.檔案管理系統功能設計與開發[J].勞動保障世界,2015,(24):56.

[3]王萍.檔案管理平臺的需求與功能開發[J].科技傳播,2015,(10):155+214.

[4]王靜.淺談檔案管理系統的需求與功能開發利用[J].內蒙古石油化工,2014,(01):82-85.

[5]徐東軒,金福,何蕊.古籍修復檔案管理系統需求分析與功能模塊設計[J].計算機光盤軟件與應用,2012,(20):4-6.

作者:范桂泉 單位:濰坊護理職業學院