地方病防治機構儀器設備檔案管理

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【摘要】隨著我國地方病防治機構實驗室儀器設備更新換代力度的加大，實驗室儀器設備檔案的規范化管理及有效利用的重要性日益突出。本文闡述了地方病防治機構儀器設備檔案的重要性和歸檔范圍，并針對儀器設備檔案管理的重要性提出了儀器設備檔案管理的具體措施。

【關鍵詞】地方病；防治；儀器設備；檔案；管理

1引言

地方病防治機構是地方病預防與控制、科研的衛生事業單位，其肩負著重大的社會責任。隨著國家對地方病防治機構的投入，實驗室儀器設備更新力度加大，大型精密儀器不斷進入實驗室，這為地方病預防與控制、科研提供了有力保障。地方病防治機構實驗室能力的建設不僅取決于專業技術人員的業務素質、能力和儀器設備的配置水平，而且取決于儀器設備的整體管理水平。而儀器設備檔案管理是儀器設備管理的基礎，是地方病防治制機構質量管理體系的重要組成部分，它能使儀器設備得到有效利用，為儀器設備管理提供強有力保障。其管理水平的高低，直接影響到地方病防治機構實驗室檢測結果的準確性、可靠性和公正性[1]，因此，儀器設備檔案管理及利用的重要性日益突出。近年來，地方病防治機構把儀器設備檔案管理作為綜合檔案管理的重要部分，加強管理，使措施到位，使儀器設備檔案在實驗室質量管理體系中發揮著重要作用。

2儀器設備檔案的重要性

儀器設備檔案是指儀器設備在購置、驗收、使用、保養、維護、維修、報廢等過程中形成的資料，是儀器設備從購置到報廢整個過程的真實記錄，是儀器設備正常使用、維護，維修以及技術性能開發中不可或缺的資料。而儀器設備是地方病防治機構開展地方病檢測、監測、科研以及預防與控制的重要手段和保障，同時儀器設備的檔案管理是儀器設備管理中的重要環節[2]。所以說，（1）儀器設備檔案是實驗室質量管理體系的重要組成部分，如何管理好和使用好實驗室儀器設備，提高儀器設備的有效利用，減少儀器設備突發故障的情況，確保實驗室檢測結果的準確性、可靠性、可溯源性，建立儀器設備檔案是必要的。（2）儀器設備檔案同人事、會計、科技等檔案同等重要，是設備維護和維修的必要條件，通過查看儀器設備檔案資料，對儀器設備進行定期的維護和檢修，當儀器設備出現故障時，根據其檔案資料，及時與廠家或經銷商取得聯系，做好維修前的準備工作以縮短停止使用儀器設備的時間和減少維修費用。（3）儀器設備檔案資料能夠為地方病防治機構的領導和專家對儀器設備的論證和引進提供可靠的依據，為同類儀器設備的更新換代提供強有力的證據。儀器設備的管理信息資料能夠準確、及時地反饋到地方病防治機構的領導和專家，就可以使領導和專家充分的掌握儀器設備的發展趨勢和目前狀況，為更新、購置儀器設備提供強有力的依據，提高儀器設備有效使用率，更好地為地方病防治服務，并發揮其經濟效益和社會效益。綜上，地方病防治機構儀器設備檔案資料顯得極其重要，地方病防治機構應建立并管理好、利用好儀器設備檔案。

3儀器設備檔案的歸檔范圍

地方病防治機構實驗室質量管理體系文件中《儀器設備管理程序》中明確了實驗室儀器設備檔案由儀器設備購置過程、運行過程、報廢審批過程中所形成的檔案資料組成。儀器設備購置過程中應歸檔的檔案資料為：購置計劃書和批準書、供應商的資質、技術論證報告、采購申請書、招投標文件、訂貨合同、出廠合格證和檢定證書、使用說明書、保修卡、售后服務保證、結構原理圖、線路圖、配件、裝箱單、儀器設備安裝調試和驗收記錄、驗收報告等相關資料。儀器設備運行過程中應歸檔的檔案資料為：儀器設備的SOP、操作和使用人員的培訓記錄、使用記錄、校準記錄、維護（維修）記錄、經濟效益分析等[3]。儀器設備報廢過程中應歸檔的檔案資料為：儀器設備報廢鑒定記錄、報廢申請表及批復資料等相關資料。

4儀器設備檔案管理的具體措施

4.1建立完善的實驗室儀器設備管理體系

在實驗室質量管理體系中地方病防治機構應建立《儀器設備管理程序》等體系文件，實行地方病防治的機構、科室、操作和使用人員三級管理，要向全體工作人員進行《儀器設備管理程序》等體系文件的宣傳培訓，全員參與，明確各級工作人員的職責范圍，根據職責參與到實驗室儀器設備的購置、驗收、標識、建檔、使用、維修、維護、報廢等過程中來。通過對全員進行實驗室《儀器設備管理程序》等體系文件的宣傳培訓，使全體工作人員明確實驗室儀器設備管理的目的、意義、要求、職責、工作程序、狀態標識、記錄、檔案管理等工作，深知實驗室儀器設備檔案資料的重要性，從而高度重視實驗室儀器設備檔案資料的收集和管理等工作[4]。

4.2提高實驗室儀器設備檔案管理人員的專業素質和業務能力

實驗室儀器設備檔案管理工作是一項復雜、繁瑣，連續性、專業性和業務性都極強的工作，儀器設備檔案管理工作人員不僅要有強烈的責任感和事業心，還要不斷學習，加強專業素質和業務能力的培訓，掌握儀器設備的管理知識。完善實驗室儀器設備檔案管理制度，將檔案管理工作人員的工作量和業績納入目標考核，實行獎罰的激勵機制，對在實驗室儀器設備檔案管理工作中成績突出的科室和個人應給予獎勵，對管理混亂、不負責任、甚至散失檔案，以致造成損失的要給予處罰，從而提高實驗室儀器設備檔案管理工作人員的積極性，主動、自覺的學習儀器設備檔案管理知識，提升自己的專業素質和業務能力，從而推動實驗室儀器設備檔案管理的各項工作[5]。

4.3做好實驗室儀器設備的各項記錄并及時歸檔

在平時的工作中，應認真詳細的做好實驗室儀器設備在購置、驗收、使用、校準、維護（維修）停用、報廢等過程中的各項記錄并及時歸檔，這些記錄可反映出儀器設備的真實情況，以便在儀器設備出現問題時能及時發現并找出原因，縮短停用時間。儀器設備檔案資料的收集應跟蹤儀器設備并及時歸檔，在購置過程中形成的檔案資料應在安裝調試、驗收完畢后及時歸檔，在使用和運行過程中形成檔案資料按年度進行，并在下一年年初及時歸檔[6]。以便于查找借閱，提高儀器設備檔案資料的利用率。

4.4認真做好借閱工作以保持實驗室儀器設備檔案的完整性

借閱實驗室儀器設備檔案資料時，應按照儀器設備檔案資料管理規定和制度辦理借閱手續，借閱人不得抽取、裁剪、污染、涂改（篡改）檔案資料。儀器設備的說明書和線路圖原件等重要檔案資料原則上不得外借，但因工作特需，可按儀器設備檔案資料管理規定和制度辦理借閱手續后及時拿去復印后歸還原件。實驗室儀器設備使用科室可根據工作需要把原件復印備份后保存復印件，如操作手冊、說明書等。借閱實驗室儀器設備檔案資料必須認真填寫儀器設備檔案資料借閱登記表，在借閱過程中，應保持實驗室儀器設備檔案資料的完整性和連續性，按期歸還，不得損壞和丟失實驗室儀器設備檔案資料[7]。

4.5提高實驗室儀器設備檔案管理的現代化水平

為提高實驗室儀器設備檔案資料的有效利用率，充分發揮實驗室儀器設備檔案資料的重要作用，保持實驗室儀器設備檔案資料的完整性和連續性，應進行規范化管理，采用現代化管理手段，實現實驗室儀器設備檔案資料的網絡化查閱和信息資源共享[8]。為方便實驗室儀器設備的各種信息的查詢和統計，滿足固定資產管理的需要，應建立實驗室儀器設備檔案資料計算機信息數據庫，實行數字化和網絡化管理，同時應根據實驗室儀器設備使用過程中信息變更及時更行和補充數據庫，保證實驗室儀器設備檔案資料數據庫的準確無誤和動態化管理[9-10]。

5結語

地方病防治機構配備先進的儀器設備是地方病防治事業向前發展的重要標志。隨著我國地方病防治機構實驗室儀器設備更新換代力度的加大，實驗室儀器設備檔案的規范化管理及有效利用的重要性日益突出。地方病防治機構應建立完善的儀器設備檔案,進行規范化管理,使之在地方病防治實驗室檢測工作中發揮最大作用，更好地為地方病防治服務，并發揮其經濟效益和社會效益，造福人類。

參考文獻

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[10]趙志強，吳兵.儀器設備檔案多媒體管理應用系統的設計與開發[J].醫療設備信息，2004，19（5）：15-17.

作者:楊興梅 單位:云南省地方病防治所科教信息科