高校人事檔案管理信息化建設

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［摘要］人事檔案管理是我國人事管理的重點組成部分，對于我國各大高校來說，想要快速發展，人事檔案管理就一定是其基礎之一。由此可以看出人事檔案管理對于高校發展的重要性。尤其在當下，是互聯網與計算機信息技術所衍生出的大數據時代，也是高校人事檔案管理信息化建設優化發展的契機。文章對如何有效推進高校人事檔案管理信息化建設進行了探討。

［關鍵詞］大數據時代；高校人事檔案；信息化建設

0前言

高校人事檔案是高校人事信息的集合和重要載體，將人事檔案進行有效的管理整合是高校檔案管理工作中的重點與難點。在互聯網時代，網絡與信息化背景下的大數據要素逐漸深入各項工作中，對于高校檔案管理工作來說，基于大數據的信息化建設毫無疑問是其發展趨勢，是檔案管理工作發展的必然且極具必要性與重要性。

1信息化建設是高校人事檔案管理的必經之路

高校人事檔案管理的信息化建設重要性主要分為三個層面。一能滿足人事工作發展的基本需要；二能滿足人事檔案發展的必然需求；三能滿足人事制度改革與發展的基本需求。本文將從三點來闡述信息化建設是高校人事檔案管理必經之路的原因。第一點，人事檔案管理建設之初目的即在于“以人為本”的理念，那么高校作為社會主要人才與高素質人才的培養場所，優質人才資源的發掘與合理使用就脫離不開人事檔案所提供的信息。人事檔案信息是應屆畢業生或有一定工作經歷的相關從業人員進入新工作環境后的基本資料的匯總。高校在擁有這樣一個信息資料庫后，人事檔案信息化管理顯得尤為重要。將匯總信息進行整合從而建立起一個完整的信息資料庫，便于高校發掘所需人才并且能對人才資源進行合理配置。結合網絡與信息化技術，檔案管理的信息化可對高校人才培養與人力資源合理配置提供更為合理有效的參考，實現效益更佳的人才培養與輸送，同時在側面也能促進檔案管理信息化更快發展。第二點，高校人事檔案管理信息化是檔案管理工作和人事工作發展的必然需求。人事檔案管理是高校檔案工作的基礎，它伴隨著人事管理的展開而展開?；仡櫲祟惖臍v史，最早的檔案信息載體可以追溯到甲骨文、竹簡書等，這些都是最為原始的檔案載體。那么在新時代下，檔案信息載體變得多種多樣，例如紙媒、電子文檔和照片、音頻視頻等文件，這些都是新時代下直接與互聯網與大數據掛鉤的檔案載體。歷史的發展與人類文明的進步讓檔案信息逐漸由實體化向虛擬化方向轉變，信息檔案也逐漸變得更加容易保存、容易攜帶、容易復制，所以現代化的信息檔案載體也更加受人們歡迎和喜愛。從客觀層面上來講，工作需要及時開發與利用，才能實現更加高效的信息積累，實現更加完善的信息資源整合。從古代的傳統檔案管理模式轉變為如今的信息化快捷檔案管理模式，其實是一種發展的必然需求和客觀要求。在高校的人事檔案管理中，不斷注入新的技術信息，已經成為高校信息化檔案管理變革的內在力所在，所以，高校人事檔案管理信息化是人事檔案發展的必然需求。第三點，隨著大數據時代的到來，高校人事檔案管理實際上在客觀上也進行了變革，這種變革是必須的，否則將解決不了教職工人數激增、人員流動頻繁、人員類別復雜多樣所帶來的問題。在當下時代大背景下，傳統的人員檔案管理模式已經很難應付新時代下的人員檔案數量激增與人力資源靈活配置的迫切需求，所以，檔案管理工作必須要尋求創新，走信息化管理發展之路，更好地適應當下環境。

2當前我國高校人事管理現狀

2.1缺乏信息化管理意識，管理模式單調

隨著大數據時代的到來，檔案管理信息化趨勢已經越來越明顯。然而，現階段我國大部分高校的人事檔案管理雖然技術和硬件到位，但是卻缺乏一定的信息化處理意識，使得新引進的硬件與技術難有用武之地，收效甚微，管理的模式也依然是固有思維下的一種單一化的存在。跟不上歷史的車輪，必然會被淘汰。針對當前我國高校的人事檔案管理模式所存在問題，目前主要問題是檔案管理工作從業者的傳統的思維定式很難轉變。他們在意識形態里依然沿襲著傳統的檔案保管、整理式管理方法，信息化系統化管理意識相對薄弱。主要體現在這樣幾個方面：第一，高校的檔案管理的工作量呈多峰性，在工作并不繁重時，部分從事檔案管理工作的工作人員憂患意識不強，單純認為檔案管理是高校工作中輔助性工作，主觀上對于檔案管理工作的時效性關注不高，思想重視度不夠。第二，部分工作人員會認為人事檔案只是簡單的信息資料保管與整理，對于大數據背景下辦公信息化發展帶來的工作方式變革未能有足夠關注。第三，部分高校未能足夠重視人事檔案管理工作在高校建設發展過程中的作用與地位，在人事檔案的工作中將其流于形式，簡單將檔案進行登記分類，辦公信息的系統性、整體性以及自動化程度不高。受傳統檔案管理模式根深蒂固的影響，檔案管理的模式依舊繼承著傳統的手工搜索模式，整體信息化的含量偏低，在查找翻閱時費時費力，效率低下。雖然當前已經有很多高校開始嘗試檔案管理變革，進行資料的信息化系統化整合管理，盡管有相應配套的基礎硬件設施與軟件管理，但相關工作人員固有思維很難在短時期內完全轉變過來。縱然他們有了信息化的人事檔案管理意識，但是在實際的執行過程中，卻依然采用了傳統的檔案保存管理模式，信息的資源依舊無法做到實時共享與隨取隨用，在人事檔案檢索與調查取閱的過程中依舊存在效率低下的問題。這些問題都嚴重阻礙了高校人事檔案工作的有效發展，需要一定時間來適應。總的來講，當代高校大部分的檔案依然是實體文件居多，檔案的信息化管理利用范圍雖廣，但在檔案材料信息咨詢查詢過程中，其潛在的價值尚未被完全發掘出來，在現階段的高校內檔案管理工作的靈活性、適應性與時效性仍然缺乏，要走的路依舊很長。

2.2信息化檔案管理硬件設備落后，技術人員缺乏

高校人事檔案的信息化建設不是一個簡單的工作，不是一蹴而就就可以成功的，需要一定數量的資金分配與技術支持，這兩項困難也正是現在高校所需要克服的問題。多數高校的檔案管理部門存在自己配給比例不足的情況，高校人事檔案管理更是面臨著資金分配不足與技術落后的雙重挑戰。資金配給不足導致硬件設施無法跟上，信息化管理的辦公條件與環境建設遲緩。而管理隊伍上，專業型、復合型檔案管理的人才缺乏，在有限的硬件設施下，難以發揮其完整的檔案管理效率。這兩項困難，導致文檔管理數字化網絡化工作進展緩慢效率低下。除此之外，在檔案管理設備方面，現階段各大高校的檔案室面積一般不大，相關專業的更新也十分的緩慢，檔案管理員的業務水平和專業能力普遍不高，這些也都影響著人事檔案數據庫大數據化的建設。

3有效推進高校人事檔案管理信息化大數據化的建設

高校人事檔案管理信息化大數據化的建設要想進一步推進，宣傳工作一定要做到位。強化宣傳是提升工作人員檔案管理信息化意識的重要途徑。人事檔案管理在一定程度上涉及高校從業人員的隱私性與私密性，大多數的人認為人事檔案管理工作所要做的事就是將文檔材料進行整合，方便人們進行信息的查閱，卻恰恰忽略了其在人才培養，人才選拔及人才開發中的重要作用。在大數據時代的背景上，首先要做好一系列的宣傳教育來使檔案管理人員對于檔案管理有信息化、數據化的意識，在思想中注入檔案管理信息化方法，讓他們更加清晰認識到檔案信息化建設并不是單純的信息積累與技術上的操作，而更應該是一種技術上相對于傳統檔案管理上的優勢。實現檔案信息資源共同分享，是一種推動高校發展甚至地方經濟發展的重要科學力量。對于高校來說，實現大數據化和信息化的檔案工作管理，必須要在高校大環境中建立起一個信息化檔案管理的意識，并為此制定出相應的規章制度，加大對大數據化信息化的文檔管理的宣傳，使得高校中的人事資源得到最大限度的、合理有效地開發和利用，讓信息化的檔案管理工作建設更快健全。同時，還要加強對于信息化數據檔案管理人的專業培養，一定要充分運用科學的管理手段，從軟層面上來推進大數據信息化的轉彎管理進程。從而在整個高校的檔案管理工作中，發揮出更大的作用，實現高校人事檔案管理向辦公自動化、信息化和數據化高速邁進。

4結語

在大數據的時代下，各個高校的人事檔案管理工作都面臨著不同程度的挑戰，承受著來自高校上下級和社會的各種壓力，這些壓力與每一位高校教職工的利益息息相關。所以做好高校人事檔案管理信息化大數據化的建設是高校能夠優質長足發展的重要工作，也是當前各高校檔案管理改革工作的當務之急。唯有在多方共同努力下，共同進步下，才能有效地提升高校人事檔案管理信息化大數據化的水平，才能讓高校人事檔案管理的人才培養與人才開發的優勢真正的發揮出來。最后，本文所涉及的大數據檔案管理的問題，也正是需要同時著手解決的問題，是檔案信息管理化的解決問題之道。大數據時代下的檔案信息化管理，任重而道遠。

主要參考文獻

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作者:胡程 單位:無錫太湖學院