科研單位基建檔案管理問題及對策

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基建檔案是基建工程的信息資源和知識載體，詳細記錄了基建工程的基本情況、項目申報評估情況、資金經費使用情況、工程驗收審計情況等，是基建工程的重要憑證、文獻資料，對于后期工程項目評估驗收以及基建項目后續管理具有重要的指導、借鑒和參考價值[1]。隨著中國科學研究事業的迅速發展，落后的科研基礎條件與支撐科技創新能力快速提升之間的矛盾日益明顯[2]。科研單位因自身快速發展，存在科研空間、條件和設施不足等問題，為配套科學研究發展新要求，加快完善國家野外臺站網布局、構建國家科技創新體系等，科研單位需擴建、改建、新建工作基地和觀測、監測站點等一系列基礎設施。為此，國家、政府及科研單位逐步加大基本建設投入，加快了基本建設步伐，確保為科研事業發展提供基礎保障[3]。基建檔案管理是基建工程順利開展的必要保障。良好的檔案管理直接關系工程資金安全利用率的高低、審計是否真實可靠、工程質量的好壞等方面[4]。當前，科研單位基建檔案管理工作中仍有諸多問題的存在，本文通過對科研單位基建檔案管理存在的主要問題及產生問題的原因深入分析，提出切實可行的解決方法，以期為提高科研單位基建檔案管理質量，推動科研單位基建檔案工作健康有序發展提供參考。

一、基建檔案管理工作存在的問題及分析

1.對基建項目檔案重要性的認識不夠，檔案意識薄弱。在科研單位檔案管理工作中，基建檔案管理相對處于邊緣地位，基建項目管理部門、檔案管理人員對于檔案的認識停留在表面層次，對檔案的重要性缺乏有效的認識。其一，存在對基建檔案管理部分重視程度不足，對于檔案標準把握不到位，基建檔案管理工作不規范、不系統。其二，在項目建設過程中檔案管理部門缺乏和基建部門的配合、協進，監督和業務指導力度不足，基建檔案管理工作難以得到系統性的有效監督。其三，基建檔案員身兼數職，由于缺乏對檔案工作重要性的認識，且將大部分的時間精力投入在非檔案管理工作方面，加之檔案工作未與其績效考評掛鉤，導致大部分基建檔案員對項目檔案管理工作缺乏積極性和責任心，給基建檔案管理工作造成了較大的影響和損失。

2.工作制度不系統，缺乏規范管理制度。基建檔案管理工作貫穿于工程項目的全過程，從項目立項審批到竣工驗收，涉及多個單位和部門的協同作戰。對于科研單位而言，大部分不涉及房地產、建筑行業，對于基建檔案沒有一套統一的、成熟的管理體制，檔案人員對檔案管理的主觀性較明顯，管理方式有較大差異。加之檔案信息資源管理進入信息化時代，為滿足新時期、新形勢下的新需求，檔案工作一定要以具有相應功能的軟、硬件設備為依托。但現今的科研單位，其檔案組織的軟、硬件設施及其利用技術、服務方式等落后于現今日常活動對檔案管理的需要。另外，隨著國家對大中型基本建設項目檔案工作的全過程從嚴監督檢查要求的提出以及科研單位基礎保障平臺建設需求的日益增長，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求各單位將檔案工作列入工作考核內容，依法加強對基本建設項目檔案工作的監督指導，做到監督檢查周期化、業務指導常態化。在新規定的磨合過程中，與之相適應的制度不完善，時常出現節點把握不到位、安排不合理等問題，對基建檔案管理工作的高質量、高效率工作也帶來了較大的影響。

3.工程與檔案責任分工不明。在項目建設中，檔案材料的形成不是一蹴而就，需要日積月累的過程，項目檔案的形成往往會歷經多個部門、多個單位和多個人員。由于相關人員忽略項目檔案材料收集及時性，或未將檔案管理納入工程日常管理之中不是個例。為此，造成檔案管理人員處于工作被動狀態，不能及時、準確掌握工程進展情況，不能掌握檔案資料形成情況。在檔案利用、歸檔工作造成嚴重影響時相互推諉，也導致項目及檔案的整體管理效率低下。

4.基建檔案建設管理人員缺乏專業性，管理隊伍不強。基建檔案管理是一項專業性強、周期性長、頗為復雜的工作，目前科研單位對基本建設工程的專注力偏向于工程完成質量，而基建檔案管理工作往往得不到足夠重視，所以擁有專業水平較高的基建檔案管理團隊的科研單位寥寥無幾。科研單位對基建檔案工作看法的偏頗，也致使大多數基建檔案管理工作者的整體素質不高，缺少系統性、長期性的專業培訓；其檔案專業水平較低、掌握的專業知識薄弱；對檔案材料專業性、完整性、準確性把控不到位，工作處于被動狀態；不能及時、準確掌握工程進展、檔案資料形成情況等一系列問題都在一定程度上影響了基建檔案工作的效率和質量。

二、提高基建項目檔案管理工作水平的建議

1.提高基建項目檔案重要性的認識。檔案作為基建工程的軟成果，是項目維修改造、維權舉證和審計監察的真實依據，是全面、系統地反映項目建設內容和全過程的歷史記錄，是項目建設單位檔案資源重要組成部分。提高基建項目檔案重要性的認識是做好基建項目檔案管理工作的基礎和重要保障。科研單位在構建檔案管理體系的同時應充分利用網絡平臺、移動終端技術、多元化自媒體等有效的宣傳、教育培訓手段不斷增強相關人員有關檔案重要性的意識。項目立項后，設立項目管理工作領導機構，統籌規劃、指揮協調項目及項目檔案管理工作，并配備相應的基礎軟、硬件設施和檔案專業人員，為項目及檔案工作共同開展提供物質基礎和條件保障。將檔案管理工作滲透到工程建設的各環節之中，運行“三納入”“四同步”“五參加”模式，即把檔案工作納入工程建設的目標管理和工作計劃、納入工程管理保證體系、納入有關管理人員的職責范圍，執行相應檢查、考核措施；實行檔案管理與項目建設同步開始、同步進行、同步檢查、同步驗收；基建工程招標、工程會議、資料收集、工程評價及驗收過程中，要求基建檔案人員全程參加，滲透性管理。

2.健全完善檔案管理制度和規范，推進檔案管理體系建設。“制度如渠，行為如水”，制度是最基本的管理手段，一個優秀的單位一定擁有完善的制度、健全的管理體系。在科研單位中對基本建設項目檔案實施規范化管理，不僅能夠有效地提升檔案質量，還可提高工作人員的效率。為此，科研單位應結合科研單位和項目實際，制定系統、全面的管理體系，明確歸檔工作流程和歸檔要求、細化項目歸檔范圍、編制項目檔案分類表等。建立檔案交底制度、檔案工作的監督檢查制度、檔案管理例會制度、電子檔案備份信息制度等制度體系，制定重要的控制措施和工作計劃等，實現制度化和標準化有機結合的管理模式，以形成“制度管人、流程管事”的良好工作局面。

3.明確職責分工，落實檔案工作責任人。為提高檔案管理工作質量及效率，在基建項目中，項目工作領導機構應下設檔案工作機構，主要人員由基建項目檔案分管領導、綜合檔案室、工程技術人員、檔案人員共同組成，建立任務明確、層級清晰、相互承接、到崗到人的責任體系，做到各級管理人員在工作任務執行過程中“心如明鏡”。加強領導，保障檔案工作正常開展；綜合檔案室職責是在基建檔案形成過程中對其指導、監督和檢查；工程技術人員是歸檔工作的直接責任人，對施工、監理資料的準確性、真實性把關審核，注重各階段和環節基建檔案形成與收集，及時歸檔；基建檔案員是檔案工作的具體實施者，依法建章立制，編制檔案收集目錄、檔案分類表，對項目檔案材料編目，及時跟蹤、督促、移交檔案。在項目的建設過程中，檔案管理工作機構應緊隨項目開展情況同各參建單位加強溝通，與項目人員加強合作，積極發揮自身正能量，創建良性的合作氛圍，為基建檔案的高效、高質量完成提供有效保障。

4.提升基建檔案建設管理人員的專業素養，完善隊伍建設。基建檔案管理工作涉及建筑工程、水利水電工程、機械工程、園林工程、財務管理等多個專業和領域，具有較強的專業性和復雜性。科研單位在基建檔案管理人員選配上要考慮基建檔案管理隊伍專業型人才的培養、儲備工作。應挑選會管、敢管、善管，熟悉工程建設且具有較強的邏輯性、組織協調能力的復合型人才。在這個日新月異的信息化時代，基建檔案管理工作要緊跟時代步伐，逐步朝著電子化、信息化、科學化的方向發展。科研單位作為科技創新的領頭羊，一定要主動發揮積極作用，要“同時代同步伐”，推進基建檔案管理科學化、信息化、數字化建設，充分利用“基建信息系統”“BIM軟件”“物聯網云平臺”等相關專業軟件系統對檔案的高效管理。逐步實現檔案的高水平、高專業、高效率管理。其次，基建檔案管理工作是一項動態工作，科研單位在基建檔案隊伍建設中要注重“傳承”和“創新”，傳承檔案文化，創新思維拓展、加強檔案人員新技術運用能力、注重壯大隊伍規模，促進科研單位基建檔案隊伍建設優化發展，從而建設成一支有責任心、專業能力強的隊伍。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006.

[2]王曉芳.新形勢下如何做好科研單位基礎條件建設管理工作[J].熱帶農業工程，2014，38（2）:61-63.

[3]于輝，夏耀西.中央級科學事業單位修繕購置專項管理經驗探討[J].農業科研經濟管理，2008（1）:33-37.

[4]陸麗忠.基建工程項目檔案驗收中存在的問題及對策分析[J].中國管理信息化,2019,22（12）:161-162.

作者:蔣靖 沈程程 單位:中國科學院新疆天文臺