大數據下技校學生檔案管理研究

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摘要：在新時代背景下，互聯網技術的發展為學生檔案工作提供了便利，同時也帶來新的挑戰。本文主要從大數據時代高校檔案管理以及面臨的挑戰等幾個方面，分析高校應如何做好學生檔案管理工作。

關鍵詞：大數據；技工院校；檔案管理

數據作為一種重要的社會資源，通過對其不斷的分析和挖掘，從而得到新的知識，為人們創造更大的價值。如何利用好這些數據，是當前各個行業最關注的話題。

一、大數據時代的檔案管理

檔案作為一種寶貴的社會資源，隨著時代的發展，人們越來越認識到檔案的重要性。在大數據時代，技工院校學生檔案管理也要跟隨時展的潮流，運用數據管理，進行數據創新。數據管理在傳統的檔案管理中占據著主要地位，但是在大數據時代數據管理的重要性進一步提高。數據作為一種提升檔案價值的資源，在高校大管理活動過程中，要合理利用這些資源來反映學生的在校情況，并提升學生檔案管理的水平。學校要通過對資源的合理利用，讓信息發揮最大化價值，更好地為學生服務，為學校及社會服務。

二、加強技工院校學生大管理的必要性

（一）提高學生的自我管理意識

學生檔案是記錄學生在校期間的個人經歷、成績及工作學習的表現，當學生認識到他在校情況及行為表現被完整的記錄下來時，就會刻意地去約束自己的行為。因為當做出一些違反校規校紀的事情時，會給自己的檔案留下污點，對以后的發展造成影響。因此，學生檔案在無形中為規范學生的行為，起到一定的作用，從而讓學生能夠自主按照標準嚴格要求自己，養成一種自我管理、自我約束的習慣。

（二）有助于學校做好學生管理工作

學生檔案管理工作是學生管理的重要部分。首先，檔案的數據清晰地反映出學生在校的情況，學校能夠根據這些信息和數據開展學生管理工作。其次，檔案管理工作也反映學校的管理水平。通過對學校學生檔案資料建檔、裝訂、封檔的一系列流程，可以看出一個學校能否高效率并保質保量地完成學生檔案整理工作，從而判斷學校的管理水平。

（三）為用人單位提供招聘依據

用人單位對學生進行了解和判斷的方式不僅限于面試，企業為了判斷學生能否適應該企業和崗位，會通過對學生檔案的考察作出全面了解。學生檔案會記錄學生在學校期間的綜合素質，學習成績，獎懲情況等信息，用人單位通過檔案可以清楚地了解到學生的思想品德、實踐能力等情況，所以說學生檔案是用人單位招聘的依據。

三、大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰

當前我國大部分技工院校招生競爭激烈，專業調整較為頻繁，辦學形式也逐漸多樣化，因此，這就造成學生學籍信息內容和形式多樣，在收集整理方面存在一定的難度。隨著大數據時代的到來和信息量的增加，傳統的檔案管理模式面臨嚴峻的挑戰。

（一）紙質檔案收集不足

傳統的檔案只是記錄學生在校的考試成績，獎懲情況等。這些材料在一定程度上可以反映學生在學校一段時間的表現，但是只有這些材料也無法充分說明學生的綜合素質及能力，這就要求學校必須拓寬歸檔范圍。部分學校會在學生檔案原有信息的基礎上，增加學生的心理檔案、誠信檔案以及實踐記錄檔案等，幫助學校和社會對學生進行全面的了解。因此，檔案的數據量會迅速增長，并且部分學校檔案管理部門進行學生資料統計的時間周期過長，不能及時準確地掌握學生的基本情況，這將影響各項檔案工作的開展。傳統的紙質檔案已經不能滿足檔案管理的需求，但是因為部分學校因為資金和辦學條件的限制，檔案信息化管理水平較低，在一定程度上限制了檔案管理的發展。

（二）檔案管理預測性較差

在大數據時代預測性是數據分析的一大特點，同時也是大數據時代的優點。然而，傳統的檔案管理工作主要對學生檔案進行備份和存儲，這難以為學生檔案管理工作提供科學性的數據資源。學生檔案管理系統依然是將學生的誠信檔案、教務信息材料等綜合起來，并沒有利用新時代的數據工具進行整合分析，因此，學校難以對學生的整體水平進行科學的預測。

（三）檔案管理技術存在欠缺

檔案生命力的根基在于檔案自身所具有的價值和作用，檔案價值是指檔案對國家社會組織或個人的有用性。在大數據時代，檔案管理的價值提高，檔案發展的趨勢是以存儲具有價值的文件、視頻等將其轉化為電子檔案。電子文件作為20世紀中期以后出現的新名詞，是伴隨計算機技術發展產生的一種新型文件，早稱機讀文件，數字文件，如今正逐漸被電子文件取代。雖然大部分學校已經具備電子檔案管理方面的技術，但是信息資源相對落后，對數據的收集處理及評價的周期較長，這顯然與大數據時代信息實時更新的特征相違背。技工院校學生檔案復雜，高校難以對大量的檔案進行系統化、持續化的管理。

（四）專門檔案管理人員缺乏專業意識

專門檔案管理人員缺乏專業意識是技工院校學生檔案管理工作中存在的一大問題。由于缺少檔案管理的專門知識，學生檔案管理工作僅限于收、發、管、藏，不能對學生檔案進行規范整理，這是當前我國檔案管理工作存在的一大問題。新時代背景下檔案的收集、管理、使用都具有新的特點，對檔案工作人員的業務能力要求較高，要求工作人員不僅要了解檔案知識及工作的本身，并且要掌握計算機的操作和運用能力。檔案工作人員需要與時俱進，提升能力，做好檔案工作。

（五）數據安全難以保障

當前大多院校學生檔案主要是手寫的紙質檔案，隨著辦學規模的擴大，學校在檔案資金和設備更新方面缺乏投入，學生檔案管理工作不能跟隨學校發展的形勢進行科學管理。數字化的信息管理方式沒有得到推廣，比如學生的流動性及學籍變動情況仍舊停留在紙質檔案，增加了檔案管理的難度。在信息化系統建設上，部門可以根據學校實際情況制定標準，但是他們都需要與中心數據庫鏈接，如果管理不當會給不法分子可乘之機，對檔案信息安全系統造成極大的威脅。

四、大數據時代高校檔案管理策略

（一）加強學生檔案的信息化管理建設

大數據時代的到來辦公自動化普及，技工院校的數據量迅速增加，傳統的紙質檔案管理工作不能適應技工院校發展的需求。技工院校檔案管理工作應該順應時代的發展，利用新技術和先進的設備建立檔案管理系統，并將這些材料錄入系統，及時更新信息保證信息的真實性。學?？梢酝ㄟ^對系統的設置，讓學生能夠通過個人賬號進入系統進行查詢，并及時補充缺少的材料，在這一過程中學生不僅是檔案的監督者也是檔案的維護者，在一定程度上提高學生的責任意識。因此，技工院校在發展的過程中應該加強學生對檔案的認識，并不斷完善管理過程中存在的問題。

（二）積極進行數據平臺的構建

構建數據化管理平臺，運用先進技術開展檔案管理工作，重視檔案數據整理和應用，有助于學校對學生檔案進行可視化管理。在實際工作開展的過程中，要查詢或了解學生的成績、獎懲情況等信息，只需要通過數據就能清晰看到，而不再需要人工查找。并且數據平臺的構建可以利用這一平臺直接了解學生信息，掌握學生的在校情況，從而為提升院校學生檔案管理水平提供保障。

（三）打造高素質的人才隊伍

當前我國技工院校在檔案管理工作方面還缺乏專業的人才，學校需要加強這方面人才的投入，培養出高技能和高素質的檔案管理隊伍。在新時代背景下，傳統的利用人工查找紙質檔案的管理模式和管理方法很難滿足大管理工作的需求。因此，高校需要發揮人才優勢，通過培養高素質的檔案管理人才，豐富學生檔案管理知識，通過社會實踐提升他們的管理技能，從而打造出一支高素質的檔案管理人才隊伍，以促使學生檔案管理工作水平提高，更好地應對大數據時代帶來的挑戰。

（四）建立數據分析預測模型，提升數據檢索能力

利用大數據強大的分析和預測能力這一優勢，建立數據分析模型提高數據檢索和預測的能力，摒棄傳統人工檔案管理工作。傳統檔案整理起來十分不便，效率低下且查找內容不夠全面。利用大數據整理方式進行分類管理，便于用戶在短時間內找到需要的信息。數據預測分析模型將數據用可視化的方式展示在客戶面前，不但清晰明了，而且用戶可以對信息進行處理。我國可以借鑒國外成功的但檢索案例開發適合的檢索軟件和檢索工具?？傊瑸榱思脊ぴ盒８玫乜沙掷m穩發展，應該加強對學生檔案管理工作的認識，針對管理過程中存在的問題找到合適的解決辦法。大數據時代為技工學校檔案管理工作提供了發展空間，同時也面臨著極大的挑戰。技工院校需要針對實際情況，運用大數據技術做出改變，并不斷優化創新管理方式，整合各項資源構建信息化的管理平臺，提升檔案工作的效率和服務水平，進而保證院校日常教學工作的有序開展。

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作者:尹呈榮 單位:臨沂市技師學院