談房地產檔案監管體系建構策略
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本文作者：陳芳作者單位：浙江省嘉善縣房地產管理處
我國房地產檔案的信息化建設是房地產及其相關產業發展的必然要求，同時也是城市信息化管理的基礎。由于目前相關檔案管理軟件不能完全適用于當下房產檔案信息化的管理需求，檔案信息化建設缺乏標準化的參考標準以及檔案管理人員的綜合素質參差不齊影響了房地產檔案信息管理系統的建設，因而，在構建我國房地產檔案信息管理系統的過程中，我們必須對整個的構建過程中的各項環節進行科學的定位和分析。
1.房地產檔案信息采集的標準化
房地產檔案信息采集標準即指實現檔案由實體管理逐步轉向信息管理過程中所必須符合的相關技術標準及業務規范。檔案信息采集標準化要求檔案信息在著錄及索引過程中須嚴格遵照并執行《檔案法》及其他相關法律法規。此外，需要由相關的部門對其進行規范化，也就是說需要制定相關的規章制度或者辦事條例、規范，通過明確的規范對其進行指導，保證我國房地產檔案信息采集中按照規范化的程序進行；另一方面，對信息來源要嚴格把關，保證在系統管理和維護中避免一些信息的失真，確保人們在進行查詢、下載等過程中可以得到正確真實的信息。
2.房地產檔案的數字化處理
設計房地產檔案信息管理模塊時，須將房產檔案內容進行科學合理的分類，再利用計算機和掃描儀等設備把檔案信息轉化成數字化檔案，使之成為存儲查詢、綜合管理及其他相關部門業務進行接口的信息源。一般來說，需要進行數字化處理的房地產信息主要有以下4種類型：①房地產的基本信息；②房地產的初始信息；③房地產的交易信息；④房地產的限制信息。通過對于這些涉及房地產所在的位置、其戶主、交易情況、有什么特別的事項等信息的數字化轉換、數字形態儲存處理，可以提高對房地產檔案信息的管理效率及質量，節約管理的成本。
3.系統開發數據庫的選擇
一般來說，一個便于操作和管理的房地產檔案信息管理系統需要相應的經濟有效的數據庫系統，而選擇合適的數據庫系統則最終影響到房地產檔案信息管理系統開發的成敗。當前，SQLserver、Access和Sybase是比較常用的開發管理系統數據庫，而數據庫的選擇原則如下：①參照成本因素進行選擇。一般的開源數據庫雖然可免費授權，但其功能也相應減弱；而商業數據庫雖需按CPU來支付授權費用但其功能也較開源數據庫更為強大。②參照易用性進行選擇。開源數據庫主要以命令行工具進行管理，不具備商業數據庫自帶的圖形管理工具的靈活性及穩定性。③參照需求進行選擇。一般而言，使用數據庫主要完成事務處理、支持Web和復制等任務。實踐表明，Oracle在事務處理方面具有領先優勢；MySQL對支持Web應用程序較其他數據庫更好；MySQL的單向復制功能更為簡單易用。總的來說，選擇數據庫主要關注其功能是否可以較好地支持系統的應用程序。房地產檔案信息管理系統數據庫數據非常復雜，其數據庫系統需具備龐大的數據處理功能，因此，筆者結合多年的實踐工作經驗，建議我國房地產檔案信息管理系統開發最好選擇SQLServer數據庫。
4.房地產檔案信息管理系統的協同性處理
房地產檔案信息管理系統并不是一個獨立的系統工程，而是與其他的管理系統存在著密切的聯系的，只有處理好眾多相關系統之間的協調性，實現管理的有序化，才能保證在構建房地產檔案信息管理系統中存在的失誤越來越少，并且對于分散保存于各系統中的信息只有在共享中才能發揮各自的協調作用。一般而言，開發房地產檔案信息管理系統需考慮其和房產管理地理系統、自動計費制證系統、房產登記審批軟件系統、網上抵押系統及房改房數據系統等相關結合及系統的兼容、共享，以便使整個房地產檔案信息管理系統協調一致，更好地發揮作用。
5.房地產檔案信息管理系統的網絡化
實踐表明，在網絡化管理過程中，房地產檔案的內容及性質不會改變，變化的主要方面是載體形式和服務方式等。房地產檔案信息管理系統網絡化，一方面可以實現房地產檔案信息日常管理的網絡化，即通過利用網絡技術，可使房地產檔案一經確定在網上即可對其進行綜合利用，另一方面，該系統可全面實現檔案服務的網絡化，使查詢者能較方便地利用計算機網絡查詢到其所需信息和內容。房地產檔案信息管理系統是一個龐大的系統工程，對其進行網絡化管理相對應之處的傳統方式的管理最突出的表現，就在于一切管理都使用網絡技術進行控制。借助于網絡平臺可以實現其管理系統的功能，方便人們對于信息的查詢、檢索、瀏覽、下載等功能。
總之，為進一步發揮房地產檔案信息管理在房地產全過程管理中的作用，構建合理有效的房地產檔案信息管理系統勢在必行，即系統應具備以下功能：能合理滿足檔案信息業務管理及利用上的資源信息共享；能提供數字檔案信息文件的瀏覽和下載功能；能給予用戶強大的檢索、查詢和排序等功能；能提供完善而科學的安全運行機制，以保證信息開放下的高度安全性。在構建該系統的過程中需要圍繞著上述幾個功能開展工作，并對其進行不斷的完善。只有這樣，才能保障房地產檔案信息管理系統的快速構建并盡快實現其功能。
