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          事業單位辦公室檔案管理創新

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          事業單位辦公室檔案管理創新

          摘要:隨著我國社會發展速度的不斷加快,事業單位對于各方面的管理標準也在不斷提高。在新時期,管理工作需要進行不斷的發展和革新,同時積極采用各類信息化技術。針對辦公室檔案管理工作而言,除了需要對檔案管理的軟件與硬件設施進行優化外,還應該不斷引進新型信息設備,以便于節約人力資源,進一步提高工作效率。基于此,本文主要對新形勢下我國事業單位辦公室檔案管理創新進行具體的分析,希望可以為相關領域提供一些參考意見。

          關鍵詞:新形勢;事業單位;辦公室;檔案管理;創新

          對于事業單位來說,通過檔案資料可以查閱到事業單位內部的各類信息資源,這對于事業單位而言有著非常重要的現實意義。檔案管理工作可以對事業單位在未來一段時間的發展產生較大的影響,因此,必須要對檔案管理工作進行不斷的發展和創新,從而為事業單位的發展提供良好的助力。檔案管理的創新,除了需要先進管理思想的支持外,還需要應用新型管理技術,這樣才可以保障檔案管理工作高質高效的完成,促使事業單位向著良性方向不斷發展。

          一、事業單位辦公室檔案管理存在的不足之處

          影響事業單位發展的相關因素比較復雜,其中,辦公室檔案工作也是重要的影響因素之一。檔案的建立具有很多效用,除了可以幫助單位員工做出準確的決策外,還可以為其提供需要的信息資料。同時員工也可以查閱相關資料,了解過往工作經驗,對當前工作進行更好的把握。除了上述內容之外,檔案管理還可以為不同部門之間的協調和溝通提供便捷,有效的完成信息資料的傳輸和應用。但是從當前的現實情況來看,檔案管理還存在著許多不足之處,必須要進行發展和創新,從而進一步提高事業單位的工作質量和效率。

          1.信息化建設比較落后

          在新形勢下,我國信息化技術已經廣泛的應用于社會諸多領域當中,大部分傳統紙質檔案已經成功的被電子文檔所代替。但是我國仍有部分事業單位應用傳統檔案管理方法,這樣不僅會造成檔案收集十分繁瑣且耗費較長的時間,還會使整理工作變得非常復雜。另外,還有部分信息化檔案管理只停留于表層,并沒有有效的應用信息化技術于實際檔案管理中,無法為具體工作提供準確的動態信息。

          2.專職人員十分匱乏

          現階段,我國許多事業單位負責檔案管理的職工都是兼職,或者只是臨時被調配負責該項工作。這部分員工在進行檔案管理時工作缺乏條理性,并且經常出現疏忽,最關鍵的是由于專業素質不過關,所以對于電子設備的操作流程了解較少,無法快速有效的完成檔案整理等。而且由于檔案管理員工的流動性較大,所以也存在著一定的信息泄露隱患。3.缺乏良好的檔案管理意識許多事業單位缺乏對檔案管理工作的重視,而且資金投入也十分有限,使得檔案管理工作的效率和整體水平都比較低下,事業單位的相關人員本身缺乏良好的管理意識,從而造成檔案管理工作不到位等一系列問題。

          二、新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

          1.加強對信息化技術的有效應用

          近年來,我國科技水平一直保持著良好的發展趨勢,信息化技術也開始有效的應用不同的領域,而在檔案管理工作中應用信息化技術,則可以更好的滿足新形勢下事業單位的發展需求。在當前時期,我國事業單位對于信息傳遞的效率有著較高的要求,信息化檔案管理是時展的必然趨勢。通過信息化技術和相關設備,除了可以完成圖文轉化、信息修改等工作,還可以利用打印技術將紙質檔案和電子文檔一起進行保存。另外,檔案管理人員之間也能夠利用信息化設備實現資料共享,增進決策的有效性。

          2.提高檔案管理人員的專業素質和業務水平

          檔案管理水平和效率會對事業單位的發展、實際工作情況等多方面產生重要的影響,為了有效的完成辦公室檔案管理,必須要著重提高管理人員的專業素質和業務水平。由于檔案管理工作比較繁雜,所以對于相關工作人員也有著比較多的要求,事業單位除了要組織各種學習和培訓外,還應該加強對員工綜合能力的培養,確保管理隊伍具有良好的專業水平。單位也可以采取“老帶新”的方法,讓單位內經驗豐富的老員工帶領新員工學習檔案管理工作的相關內容,從而使員工更好的適應工作。

          3.不斷完善檔案管理制度

          確立檔案管理制度時需要注意,制度建設需要保障具有良好的科學性和現實性,同時還應該結合本單位的實際情況以及對檔案管理的具體要求進行設置。另外,制度的設立還應該保障具有一定的可操作性,在實際應用過程中能夠發揮出指導和約束作用。但是在此過程還應該注意,制度的設立不僅僅是對職工的要求,還應該有效的約束單位上級和領導的工作行為,保障制度的平等性。最后,還需要確保檔案管理制度的公平性,有功即賞、有過則要罰。

          三、檔案管理創新的意義

          近年來,我國社會信息化發展速度越來越快,為了在時代的發展浪潮中站穩腳步,事業單位也同樣需要加強對信息化技術的應用,并且對傳統管理思想進行積極革新。促使檔案管理工作向著信息化方向發展,除了可以提高傳統人力工作的效率外,還能夠避免應用紙質檔案麻煩、復雜的一系列問題。因此,對檔案管理進行創新發展是當今社會的時代要求,也是必然趨勢。檔案管理對于事業單位而言是其非常關鍵的組成部分之一,該項工作的順利開展有利于促進事業單位積極健康的向前發展。因此,必須要對檔案管理進行科學合理的創新發展,在其發展過程中要不斷融入新思想、先進的信息化技術等,從而進一步推動辦公室檔案管理的革新,為檔案管理工作的有效落實奠定良好的基礎。

          四、結語

          綜上所述,對于我國事業單位而言,辦公室檔案管理會對其未來發展產生較大的影響,事業單位為了實現積極良性的發展,必須要對傳統檔案管理工作進行不斷的發展和革新。在新時期,為了更好的滿足社會發展要求,促使事業單位各方面工作質量的提升,檔案管理需要加強對信息化技術的有效應用,同時還應該切實提高工作人員的專業水平,對檔案管理制度進行科學合理的調整和完善,保障管理工作的順利落實。

          參考文獻:

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          [3]高真.新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新[J].辦公室業務,2016(6):119.

          作者:鄭鵬 單位:濟南市工程建設標準定額站