行政事業(yè)單位會計檔案管理問題

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摘要：會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。本文淺談行政事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，意在促進(jìn)行政事業(yè)單位會計檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案管理；問題；對策

會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。主要有：會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。行政事業(yè)單位會計檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，既是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強(qiáng)單位財務(wù)管理、開展績效評價、實(shí)施責(zé)任審計等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局對《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進(jìn)行了修訂，修訂后的新《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日實(shí)施）對會計檔案管理又進(jìn)一步作了明確具體的規(guī)定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業(yè)單位的會計檔案管理還存在一些問題。

一、會計檔案管理存在的主要問題

（一）對會計檔案管理的思想認(rèn)識不夠第一，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財務(wù)負(fù)責(zé)人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作基本知識，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對會計檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，整理出來的會計檔案達(dá)不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業(yè)務(wù)部門或科室都只負(fù)責(zé)保管本部門或科室的檔案資料，會計檔案一直都是由單位會計直接負(fù)責(zé)保管。在舊版的《會計檔案管理辦法》中規(guī)定“未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。”但新修訂的《會計檔案管理辦法》明確指出:“當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不得超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。”第三，一些行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務(wù)管理制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時根據(jù)國家政策進(jìn)行更新，更沒有嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）電子會計檔案管理不完善在傳統(tǒng)的會計檔案管理中，大多數(shù)單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等紙質(zhì)會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了對電子會計檔案數(shù)據(jù)及軟件讀取平臺及時、有效、完整的備份和存儲。有些雖然備份了，卻忽視了對文件格式的轉(zhuǎn)換和對磁存儲介質(zhì)的保管，使存儲在其上的信息丟失或無法讀取，造成數(shù)據(jù)庫丟失。新《會計檔案管理辦法》明確指出：電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

（三）會計檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規(guī)范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續(xù)不齊全、程序不規(guī)范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數(shù)，也不愿銷毀，導(dǎo)致積案過多、毀損嚴(yán)重。

（四）會計檔案管理監(jiān)管力度不夠在單位接受的各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財務(wù)管理工作的全過程，作為單位財務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會計檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會計檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

二、規(guī)范會計檔案管理的對策與建議

（一）提升會計檔案人員素質(zhì)，規(guī)范會計檔案管理首先，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，切實(shí)把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強(qiáng)對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員和會計檔案管理人員的崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，同時還要搞好后續(xù)教育，增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。再次，健全會計檔案管理制度。要根據(jù)財政部2016年修訂的《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，建立和健全一套會計檔案管理制度。包括財務(wù)檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實(shí)檔案保管工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，使會計檔案收集、歸檔、保管工作落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)電子會計檔案的管理第一，要建立電子會計檔案備份制度，及時做好電子會計檔案的備份，特殊格式的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并備份并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護(hù)工作。第二，要使用能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取的電子會計資料；能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料；設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序的會計核算系統(tǒng)，并配備具有高清晰度打印功能的打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系的電子檔案管理系統(tǒng)。第四要強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)。同時要利用計算機(jī)技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問，防止篡改，建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案。

（三）規(guī)范會計檔案的整理歸檔一是及時規(guī)范整理會計檔案。日常產(chǎn)生的會計憑證要及時整理裝訂，規(guī)范封貼、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會計賬簿、財務(wù)報表和其他類會計檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項(xiàng)填寫檔案盒上的內(nèi)容。二是規(guī)范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會計人員交接會計檔案時，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。三是嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度。未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會計檔案；同時利用借閱登記手續(xù)，做到借出、送還、移交各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時間清楚。四是要嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷毀。單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。在銷毀會計檔案時，單位檔案管理機(jī)構(gòu)要編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)部門監(jiān)銷制度。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止，并應(yīng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

（四）強(qiáng)化會計檔案管理的監(jiān)督管理財政、審計等部門在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時，應(yīng)將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進(jìn)一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要使用價值。單位內(nèi)部應(yīng)將會計檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財政財務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長效機(jī)制。

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[3]易南冰，段萬兵.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策〔J〕.中國財經(jīng)信息資料，2014（17）.

作者：李曉霞 單位：：甘肅省張掖市市政公用事業(yè)管理局