展會(huì)公共關(guān)系協(xié)調(diào)

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內(nèi)容摘要：展會(huì)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。組織者只有成功地實(shí)施公關(guān)戰(zhàn)略，協(xié)調(diào)好與政府、合辦單位、新聞媒體、參展商、合作者、社會(huì)公眾、內(nèi)部員工等多方面的關(guān)系，同時(shí)處理好突發(fā)事件才可能取得良好的社會(huì)效果與展覽效益。

關(guān)鍵詞：展會(huì)公共關(guān)系危機(jī)管理

近幾年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們經(jīng)濟(jì)交流的要求日益高漲，展會(huì)業(yè)隨之興起并有了一定的發(fā)展。展會(huì)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到經(jīng)濟(jì)生活的各個(gè)方面，并時(shí)刻處于市場(chǎng)大潮的風(fēng)口浪尖之上，特別是其特有的公益色彩及復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，極易成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，稍有不慎，便可能釀出事端，引起社會(huì)各界的反感，招致非議甚至被人投訴，直至訴諸法律。因此，工作中如何成功的實(shí)施公關(guān)戰(zhàn)略，協(xié)調(diào)好與社會(huì)各界的多種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，盡可能贏得各界好評(píng)，取得良好的社會(huì)效果與展覽效益，就成為展會(huì)組織者最為關(guān)注的事情。

在發(fā)達(dá)國(guó)家，公共關(guān)系已成為智慧、謀略的代名詞，無論是企業(yè)，還是其它組織，甚至是政府，都把自主公關(guān)或向公關(guān)公司尋求智力援助當(dāng)成一項(xiàng)日常工作。那么，到底什么是公共關(guān)系呢？

著名的公關(guān)學(xué)家斯各特•卡特里普是這樣定義的：“公共關(guān)系是這樣一種管理功能，它建立并維護(hù)一個(gè)組織和決定其成敗的各類公眾之間的互惠互利關(guān)系。”其職能反映了一個(gè)組織需要通過自身的變革，來適應(yīng)這個(gè)越來越全球化、多元化的社會(huì)。它是貫穿于企業(yè)生存與發(fā)展全過程的一項(xiàng)至關(guān)重要的戰(zhàn)略工作，其使命也恰恰體現(xiàn)在它有利于協(xié)調(diào)和維護(hù)這個(gè)為我們提供了物質(zhì)和社會(huì)需要的社會(huì)系統(tǒng)上。

企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)關(guān)系的總和。如果把社會(huì)經(jīng)濟(jì)比作一張“網(wǎng)”的話，每個(gè)企業(yè)便是這張“網(wǎng)”上的一個(gè)“節(jié)”。而不能正確協(xié)調(diào)好與各個(gè)方面的關(guān)系，這個(gè)“節(jié)”勢(shì)必松散無力，直至威脅到自身的生存。展覽會(huì)是典型的虛擬組織，其策劃、組織與實(shí)施，均有賴于社會(huì)各方的支持與幫助，如果組織者不能處理好各種關(guān)系，展會(huì)效果可想而知。

具體來看，一個(gè)成功的展會(huì)，要從以下幾個(gè)方面入手，做好公關(guān)工作，處理好各方面的問題。

與政府有關(guān)部門的關(guān)系

我國(guó)對(duì)會(huì)展業(yè)的管理，迄今仍沿用著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的展會(huì)審批制，即一個(gè)展會(huì)從立項(xiàng)到實(shí)施，必須接受從國(guó)家有關(guān)批準(zhǔn)單位到工商、稅務(wù)、衛(wèi)生防疫、海關(guān)、公安、消防、交通，以及環(huán)保、市容監(jiān)察等諸多政府管理部門的審核與約束。盡管近年來有關(guān)部門已有淡出操作層的跡象，但筆者認(rèn)為國(guó)家對(duì)會(huì)展業(yè)的宏觀調(diào)控在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不僅不可能消失，而且也未必會(huì)象有些人想象的那樣被民間協(xié)會(huì)接手。就目前情況言很難想象有什么樣的組織會(huì)強(qiáng)大到足以取代眾多的政府管理機(jī)構(gòu)，而成就展會(huì)這種工程浩大、部門奇多、流程復(fù)雜、公益色彩極為濃厚的大型活動(dòng)。因此，如何妥善處理好與上述有關(guān)部門的關(guān)系，仍將是展會(huì)組織者一項(xiàng)重要而長(zhǎng)期的工作。依筆者多年的實(shí)踐與眾多成功者的經(jīng)驗(yàn)來看，在這個(gè)環(huán)節(jié)有效實(shí)施公共關(guān)系的唯一選擇便是：照章辦事、依法經(jīng)營(yíng)、預(yù)做準(zhǔn)備、有備無患。

與合辦單位的關(guān)系

由于展會(huì)涉及面廣，是一項(xiàng)單個(gè)企業(yè)難以操控的系統(tǒng)工程，因而多數(shù)展會(huì)都有數(shù)家甚至更多國(guó)別、行業(yè)、角色、職能、利益不同的主辦、承辦、協(xié)辦、贊助、鳴謝、同賀等單位介入，從本質(zhì)上說，它們共同構(gòu)成了一項(xiàng)展覽活動(dòng)的投資人，是該項(xiàng)展事的股東，將從中獲取形式各異、內(nèi)容不同、大小有別的各種所有者權(quán)益（利潤(rùn)、管理費(fèi)、提升企業(yè)或品牌形象、擴(kuò)大產(chǎn)品知名度等。）當(dāng)然，也將承擔(dān)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，作為展會(huì)的組織者即承辦方如何實(shí)現(xiàn)展覽效益最大化、充分體現(xiàn)互利互惠的合作原則、使各方各得其所就成為處理好這一關(guān)系的核心。操作時(shí)應(yīng)做到：分工明確、責(zé)權(quán)對(duì)等、利益邊界清晰，各司其職、各得其所，真誠(chéng)合作、力求雙贏。

與參展單位的關(guān)系

好的展覽，無疑是一種立體化、多功能的營(yíng)銷手段，它為參展單位與來訪者提供了一個(gè)信息交流、了解市場(chǎng)、感知需求、塑造形象、尋求商機(jī)、完成交易的平臺(tái)，使雙方實(shí)現(xiàn)了立體、全面的互動(dòng)與溝通，完成了產(chǎn)品或服務(wù)的推介（了解）與銷售（購買）。然而這一功能的實(shí)現(xiàn)并非易事，對(duì)參展各方而言都是一項(xiàng)艱苦卓絕的工作，雙方只有精誠(chéng)合作，全力以赴才可能實(shí)現(xiàn)。為此，組織者在工作中必須要有周密的安排，在日程、布展、撤展、接待、會(huì)中、會(huì)后服務(wù)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、報(bào)關(guān)、送檢等多方面都要練足內(nèi)功，做到臨陣不亂，有條不紊，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，配合好參展單位的各項(xiàng)具體工作，盡己所能的為國(guó)內(nèi)外展商提供多種便利。操作時(shí)要做到：有明確的游戲規(guī)則，合作項(xiàng)目透明化、程序化、規(guī)范化并盡可能的國(guó)際化，簡(jiǎn)便易行，以參展單位為中心，確保參展商在有限的時(shí)間內(nèi)卓有成效的實(shí)施各項(xiàng)工作。

與新聞媒體的關(guān)系

一項(xiàng)展覽，因其特有的公益色彩，無論成敗，都不可避免的會(huì)引起新聞媒體的關(guān)注。而且效果越差，媒體的關(guān)注可能越多。因此，與其被動(dòng)的面對(duì)這件事，不如主動(dòng)積極的做好這項(xiàng)工作。凡事都有正反兩個(gè)方面，展會(huì)當(dāng)然也是如此。與媒體交往，其目的如果不能確保做到報(bào)喜不報(bào)憂的話，至少可做到相關(guān)報(bào)道客觀公正、實(shí)事求是，使公眾盡可能準(zhǔn)確、全面的去了解發(fā)生的一切。因此，直面媒體、直面事實(shí)、以平常心面對(duì)各種新聞單位，并將與新聞單位的交流視為自己的一項(xiàng)日常工作，主動(dòng)積極的與之保持良好的溝通與聯(lián)系，才是做好這項(xiàng)工作應(yīng)有的態(tài)度。

與其他服務(wù)提供者的關(guān)系

展覽會(huì)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要有關(guān)各方的通力合作，才能做到事半功倍，取得理想效果。一個(gè)展會(huì)通常會(huì)涉及場(chǎng)館、旅游、住宿、餐飲、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、租賃、報(bào)關(guān)、通訊、郵電、廣告、會(huì)務(wù)服務(wù)、禮品鮮花、禮儀、演藝、印刷、保安等多種服務(wù)及眾多合作伙伴。大會(huì)承辦者無疑就是這個(gè)虛擬組織的核心，更是該項(xiàng)系統(tǒng)工程的指揮中心。當(dāng)一項(xiàng)展事后，面對(duì)蜂擁而至的各種合作者，頭腦不夠冷靜者，便誤以為自己是其他單位的上級(jí)，工作中頤指氣使，不可一世，給成功的合作留下了隱患。因此，合作各方應(yīng)時(shí)刻清醒地認(rèn)識(shí)到：大家只是平等的業(yè)務(wù)關(guān)系，并沒有上下級(jí)之分，每個(gè)合作者都是整個(gè)展覽活動(dòng)的一部分，各方只有通力合作才能取得理想效果。作為這個(gè)虛擬組織的核心——展會(huì)的承辦者對(duì)此更應(yīng)有高度的認(rèn)識(shí)，并要有意識(shí)的去構(gòu)造一個(gè)精誠(chéng)合作的價(jià)值鏈，通過與鏈條各方的通力合作，將兄弟單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力有效的嫁接到展會(huì)中來。惟有如此，才可能做大做強(qiáng)，逐漸積累并擁有獨(dú)特的、不可模仿的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)出名牌展會(huì)。

與社會(huì)公眾的關(guān)系

展會(huì)的開幕，僅僅是一個(gè)展覽成功的開始。如果得不到社會(huì)公眾的關(guān)注，門庭冷落，展覽規(guī)模再大，也是一次不折不扣的失敗，而且規(guī)模越大，失敗的風(fēng)險(xiǎn)越大。然而很多展會(huì)組織者迄今尚未意識(shí)到這一點(diǎn)，常常是展覽一開，萬事大吉，只顧忙著核算經(jīng)濟(jì)收益，而置參展商于不顧，對(duì)展會(huì)的社會(huì)效應(yīng)更是不聞不問，招致非議不可避免。做好展會(huì)宣傳，引起社會(huì)公眾關(guān)注是承辦方的基本職責(zé)之一。而社會(huì)公眾既包括與展會(huì)內(nèi)容直接相關(guān)的國(guó)內(nèi)外來訪者、買家，也包括潛在的關(guān)注、影響展會(huì)達(dá)到其預(yù)定目標(biāo)的其它各類社會(huì)力量。以人為本，突出方便性、功能性，確保參觀安全、有序，場(chǎng)面井然，環(huán)境適宜，服務(wù)到位，設(shè)施齊全，交易順利，以全方位多功能的服務(wù)方便到訪的國(guó)內(nèi)外公眾、滿足不同需求是處理好該類關(guān)系的關(guān)鍵。

組織者與內(nèi)部員工的關(guān)系

其實(shí)這是個(gè)展覽業(yè)的人力資源管理問題。展覽活動(dòng)是一項(xiàng)高智能、高風(fēng)險(xiǎn)、高難度、高強(qiáng)度、高時(shí)效，同時(shí)也是高回報(bào)的工作。它要求工作人員有高度的責(zé)任感與使命感，既要有自制力還要有協(xié)調(diào)力，更須有超人的意志力，工作中不得有絲毫馬虎或差錯(cuò)。特別是展會(huì)實(shí)施中，要求每個(gè)人都須做到臨危不懼、判斷準(zhǔn)確、隨機(jī)應(yīng)變，保持高度獨(dú)立、自制、警覺，并具備超人的腦力與體力，惟有此，才可能確保一項(xiàng)展覽在短短兩天到一周的時(shí)間內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，皆大歡喜。因此，組織者如何做好內(nèi)部員工的管理，便直接關(guān)系到整個(gè)展會(huì)的成功與否。特別是由于展覽業(yè)忙閑不均，承辦單位不會(huì)有很多員工，工作中每個(gè)人都需以一當(dāng)十，因此，展覽隊(duì)伍必須由經(jīng)得起摔打、耐得住考驗(yàn)、特別能戰(zhàn)斗的“鋼鐵戰(zhàn)士”構(gòu)成。管理中除要做到分工明確、責(zé)權(quán)對(duì)等、獎(jiǎng)罰分明等一般要求外，還要善于使用一些新型管理手段，如目標(biāo)管理、首問負(fù)責(zé)制等。管理者應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到：實(shí)施有效的激勵(lì)才是管理的重心，不僅要有物質(zhì)激勵(lì)，更要有精神激勵(lì)，力圖使每個(gè)員工均處于最佳競(jìng)技狀態(tài)，充分發(fā)揮其主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

處理展會(huì)突發(fā)事件

處理展會(huì)突發(fā)事件，即所謂危機(jī)管理。在展會(huì)的策劃、組織、實(shí)施過程中，因其特有的復(fù)雜性、多面性、時(shí)效性、多變性等特性，工作中會(huì)遇到許多其他組織難以想象的矛盾，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)這樣那樣不利于承辦方或展覽活動(dòng)的問題，這就需要依靠出色的公關(guān)工作來進(jìn)行有效的處理和挽救。

展覽會(huì)作為一種多層次、多功能、全方位、立體化的全能營(yíng)銷手段，工作中遇到的問題往往也是同樣的錯(cuò)綜復(fù)雜。承辦者如果沒有足夠的底蘊(yùn)、全面的公關(guān)能力，要想成功的運(yùn)作一項(xiàng)展覽幾乎沒有可能。安全問題在一些參與性強(qiáng)的展會(huì)中常常成為一個(gè)隱性炸彈，處理不好便成了人命關(guān)天的大事；展會(huì)不具規(guī)模導(dǎo)致效果皆無也是引起事端的導(dǎo)火索；服務(wù)不周，承辦者厚此薄彼、或經(jīng)營(yíng)理念不到位，也會(huì)引起不滿；至于其他突發(fā)事件：如場(chǎng)館被緊急征用、改造，交通管制，突遇其他同類超大型活動(dòng)，甚至伙食不好、不準(zhǔn)時(shí)，旅游活動(dòng)安排不當(dāng)，布展時(shí)間倉促、展位分配或分布不合理，開、閉館時(shí)間協(xié)調(diào)不周……，都是對(duì)主辦方的考驗(yàn)。

那么，應(yīng)當(dāng)如何面對(duì)這些始料不及的“意外事件”呢？首先，必須清楚：展覽業(yè)作為一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)、高難度、高強(qiáng)度、高時(shí)效，同時(shí)也是高回報(bào)的事業(yè)，關(guān)系復(fù)雜、“危機(jī)四伏”、存在著常人不可想象的困難與問題，原本就是它的特性，試圖一帆風(fēng)順，或用常規(guī)眼光去看待這項(xiàng)工作，本身就是一種不切實(shí)際的幻想，因此，從業(yè)者必須有足夠的思想準(zhǔn)備，能將處理各種“非常規(guī)”工作作為自己的常規(guī)工作及重點(diǎn)工作，隨時(shí)做好處理各種突發(fā)事件的準(zhǔn)備，并盡可能地做好應(yīng)對(duì)預(yù)案，進(jìn)行事先控制，遇到問題時(shí)，才不會(huì)張慌失措。其次，注意積累處理上述幾方面關(guān)系的經(jīng)驗(yàn)與應(yīng)對(duì)能力，是面對(duì)突發(fā)事件應(yīng)付裕如的根本保證。此外，身為組織者，必要的專業(yè)知識(shí)、表達(dá)能力、分析判斷能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力、勇于承擔(dān)責(zé)任及相應(yīng)的個(gè)人修養(yǎng)、綜合素質(zhì)，冒險(xiǎn)精神、團(tuán)隊(duì)意識(shí)等，都是不可或缺的武器。并只有做到：預(yù)作準(zhǔn)備，面對(duì)現(xiàn)實(shí)，膽大心細(xì)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，步步為營(yíng)，才能立于不敗。

總之，只有協(xié)調(diào)并處理好以上各種關(guān)系及突發(fā)事件，一個(gè)展會(huì)才能做出效益，做出品牌。