圖書館科學(xué)管理
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論文摘要在論述信息反饋與圖書館科學(xué)管理之間關(guān)系的基礎(chǔ)上,一、著重提出了高校圖書館是一個特殊的管理系統(tǒng);二、在圖書館的科學(xué)管理中充分應(yīng)用信息反饋;三、大力促進高校圖書館科學(xué)開發(fā)和有效利用信息資源,使圖書館事業(yè)不斷向前發(fā)展。
反饋,是現(xiàn)代化管理的基本原理之一,是將系統(tǒng)運行的結(jié)果反送回系統(tǒng)決策集團中去的信息傳遞過程。它的重要作用是供決策者在結(jié)果與目標的對照比較之中,準確把握和評價系統(tǒng)運行的狀況,以總結(jié)經(jīng)驗,發(fā)現(xiàn)問題,制定對策,完善計劃,調(diào)整系統(tǒng)的運行狀況,保證系統(tǒng)進一步優(yōu)化。從控制論的角度而言,反饋又是有效控制的必要條件。所謂管理,便是對一個系統(tǒng)的控制;而其是否有效,便決定著管理質(zhì)量的高低。高校圖書館是一個復(fù)雜的管理系統(tǒng),決策者既要實現(xiàn)對自己所領(lǐng)導(dǎo)的館進行有效控制,又要完成他所擔負的為學(xué)校教學(xué)和科研服務(wù)的重大責任。特別是在市場經(jīng)濟蓬勃發(fā)展,教育改革日益深入,信息技術(shù)突飛猛進的今天,研究信息反饋與圖書館科學(xué)管理的關(guān)系,無論在理論上還是在實踐上,都是非常有意義的。
1提高認識,明確高校圖書館是一個特殊的管理
系統(tǒng)在當今的信息時代,作為收藏圖書、報刊、音像等資料,傳播知識和情報信息的高校圖書館來說,信息反饋工作顯得尤為重要。如何提高對信息反饋意義的認識,強化信息反饋的效能,很有必要重新認識圖書館這個管理系統(tǒng)所具有的特點。
1.1認識復(fù)雜性,避免管理工作簡單化。教學(xué)和科研活動是高校工作的中心,圖書館則是這個中心的相對獨立的子系統(tǒng)。為了保證這個中心的有效性,需要管理者充分認識并把握其正常運轉(zhuǎn),切忌管理工作簡單化。特別是以采集和傳播情報信息資料作為重任,更要有效地控制這個復(fù)雜的系統(tǒng),依靠強有力的信息反饋來促進各項工作的開展。
1.2重視周期性,防止管理工作老一套。高校圖書館工作具有周期性的特點。這種周期的更換,決不是老一套的簡單重復(fù),都有其各自的特點。切實做到在接受上個周期系統(tǒng)運行的結(jié)果反饋的基礎(chǔ)上,緊密聯(lián)系實際,對下個周期的信息輸出作出調(diào)整和修正,即對下個周期的系統(tǒng)運轉(zhuǎn)制定出更加科學(xué)的管理目標,作出更好的發(fā)展決策,以使系統(tǒng)運行不斷得到優(yōu)化。
1.3憑借穩(wěn)定性,注重夯實管理工作基礎(chǔ)。各類高校培養(yǎng)目標的定型化,具有很強的穩(wěn)定性。憑借這個穩(wěn)定性,以不變應(yīng)萬變,就給圖書館管理工作夯實基礎(chǔ)提供了有利的條件。在有效反饋的基礎(chǔ)上,可以不斷解決為教學(xué)與科研服務(wù),解決和滿足師生閱讀需求出現(xiàn)的矛盾,使各項工作更上一層樓。
1.4適應(yīng)隨機性,做到管理工作有的放矢。高校圖書館的管理所具有的隨機性,是因為它所管理的不僅是活生生的人和經(jīng)常不斷地更新的情報資料信息,而且它為之服務(wù)和培養(yǎng)的成品(管理的目標)也是活生生的人。圖書館管理的內(nèi)容主要有書刊、音像資料等物質(zhì),但居于主導(dǎo)地位的卻是精神的,是對于人的靈魂的塑造,知識的灌輸,技能的培養(yǎng)與信息的給與。這就要求管理者對他們的服務(wù)育人工作做到有的放矢,以期收到良好的效果。
1.5崇尚知識性,促使管理工作躍上新臺階。圖書館的管理要有更高的知識性。在現(xiàn)代圖書館的四種職能:保存人類遺產(chǎn)、開展社會教育、傳遞科學(xué)情報、開發(fā)智力資源中,信息的傳遞是圖書館管理的突出特點。信息傳遞服務(wù),又包括知識傳播與思想教育諸多方面。這種以提高服務(wù)質(zhì)量和人的整體素質(zhì)為中心的管理,更是教育管理的知識性的體現(xiàn)。而服務(wù)從來就是雙向活動,其效果是從師生讀者的教學(xué)和科研的結(jié)果中表現(xiàn)出來的,這也就決定了整個信息服務(wù)過程中的信息反饋,能促使圖書館的工作躍上新的臺階。
2落實行動,在高校圖書館的科學(xué)管理中充分應(yīng)用信息反饋
2.1充分應(yīng)用信息反饋,為高校圖書館深化改革、謀求發(fā)展提供重要依據(jù)。
高校圖書館如何在改革工作中取得經(jīng)驗,在探索中不斷地開拓前進,對于所做的一切,需要檢驗對與錯,判斷是與非,衡量得與失,而這決離不開實踐所得出的結(jié)論,即少不了信息的反饋。比如,在當前圖書館管理實現(xiàn)自動化,逐步同世界信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)的浪潮下,計算機的運用會對科研工作和科技發(fā)展帶來巨大的促進作用和可觀的社會經(jīng)濟效益。但它在目前乃至今后很長一段時間內(nèi)充當?shù)闹皇强焖贉蚀_和便當?shù)臋z索工具,而難以承擔所有原始文獻信息載體的存貯和保管。這就告誡圖書館的管理者們,如果不顧主客觀條件,盲目決策,就會得不償失。管理者們在作出重大決策、確定實施方針、執(zhí)行長遠規(guī)劃和完成具體目標上,只有經(jīng)過認真的調(diào)查研究、準確的信息反饋,才能使判斷不失誤,工作落到實處,改革不斷深化。
2.2充分應(yīng)用信息反饋,使圖書館的本體工作與學(xué)校整個環(huán)境統(tǒng)一在動態(tài)之中,構(gòu)成新陳代謝的活力運動。
系統(tǒng)運行中的新陳代謝,是在不斷的信息反饋過程中,排除來自系統(tǒng)內(nèi)外部的各種干擾,及時地對在為讀者服務(wù)中出現(xiàn)問題的若干環(huán)節(jié)進行調(diào)整,使其具有自我調(diào)節(jié)的活力,促使各子系統(tǒng)之間的關(guān)系和系統(tǒng)同大環(huán)境的關(guān)系保持平衡,以保證系統(tǒng)整體目標的實現(xiàn)。這種運用信息反饋,完善機制,排除干擾,把握“航向”的工作,就是對于系統(tǒng)的良好調(diào)控和卓有成效的科學(xué)管理。
2.3充分應(yīng)用信息反饋,能更加有效地保證為師生讀者的教學(xué)和科研服務(wù)。
圖書館的辦館思想正確與否,管理水平的高低,為之服務(wù)所培養(yǎng)的畢業(yè)生質(zhì)量如何,衡量的標準,就是其為教學(xué)科研服務(wù)需要的適應(yīng)程度,以及與四化建設(shè)的需要相適應(yīng)的程度。只有經(jīng)常運用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法,準確地根據(jù)學(xué)校辦學(xué)需要,廣泛采集各種教育教學(xué)所需的信息資料,才能滿足廣大師生的需求。現(xiàn)在許多高校進行廣泛的社會調(diào)查,對設(shè)置專業(yè)及其結(jié)構(gòu)的調(diào)整,接受上級教育行政部門對其教育、教學(xué)質(zhì)量和校園文明建設(shè)的評估,目的在于使學(xué)校更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)合格人才。而所做的一切,又無一不與圖書館緊密相連,無一不與信息反饋息息相通。3直面現(xiàn)實,立足基礎(chǔ),開拓前進,促進圖書館科學(xué)開發(fā)和有效利用信息資源
3.1直面現(xiàn)實,認識高校圖書館的信息反饋機構(gòu)是不可或缺的。從當前現(xiàn)實情況來看,不在于人們不知道信息反饋的作用,也不在于人們不承認信息反饋的作用,而是在實踐中,一些人想不到,或不善于運用信息反饋,以及不懂得怎樣獲取反饋信息和如何選擇真正的有用的反饋信息,他們把一些道聽途說的、不準確的、或過了時的“垃圾”也當成了信息,甚至把自己想像的印象和聯(lián)想當作反饋信息,還認為自己已在重視和運用信息反饋。這就迫切需要有專門人才和機構(gòu)來宣傳、研究和擔當這個信息反饋工作。許多高校圖書館由參考咨詢或文獻信息研究部門擔此重任,已經(jīng)做出了可喜成績。然而,還有不少圖書館實際尚沒有開展這項工作,必須引起足夠重視才行。
3.2立足基礎(chǔ),明確現(xiàn)在圖書館各項任務(wù)的完成,都包含著信息反饋的開展,從而腳踏實地做好當前的工作。
圖書館的參考咨詢工作能為師生在讀書治學(xué)中碰到的問題解難釋疑,為重大科技項目查詢及成果查新服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)及機關(guān)部門的有關(guān)信息需求作出報告。信息資料采訪能選優(yōu)集粹,采萬千信息;披沙揀金,匯信息精華。流通閱覽直接面對廣大師生用戶,對其閱讀需求、提出的意見及合理建議,及時了解、傾聽和吸納。通過微機、多媒體與網(wǎng)絡(luò)化的逐步實現(xiàn),更能提高圖書館為教學(xué)和科研提供迅速快捷的優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的能力。而作為行政辦公人員,起著上情下達、下情上達,縱向聯(lián)系、橫向溝通,協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)直接指揮和帶領(lǐng)部屬在完成任務(wù)中起中樞作用。全館上下提高認識,樹立全局觀念,做到反饋信息能及時溝通,存在問題能有效協(xié)調(diào),完成任務(wù)能真誠合作,就能促使整個管理工作做到統(tǒng)一、有序、優(yōu)質(zhì)、高效。
3.3開拓前進,促進圖書館科學(xué)開發(fā)和有效利用信息資源。
科學(xué)地開發(fā)信息資源是有效地利用信息資源的手段,而有效利用信息資源是科學(xué)開發(fā)信息資源的目的。這也是高校圖書館為讀者服務(wù)工作的出發(fā)點與歸宿點。為此,應(yīng)該做到以下幾點:
(1)圖書館領(lǐng)導(dǎo)在宏觀上要加強對信息資源規(guī)范化、制度化的認識與管理。以往由于對信息、信息資源認識不足,在管理上缺少章法,各自為政,部門分享,上下溝通不夠,左右協(xié)調(diào)不力,結(jié)果造成了一方面信息資源閑置與另一方面信息資源不足并存的局面。為了有效地利用信息資源,非常需要在做好信息反饋的基礎(chǔ)上,強化對信息資源的宏觀上的規(guī)范化、制度化管理。
(2)利用信息資源要迅速、準確、方便、快捷。對于信息,重在發(fā)現(xiàn),精在選擇,貴在傳播,功在利用。利用信息資源講究時效性,這是有效地利用信息資源的前提。圖書館采集和加工信息要及時、迅速,宣傳和利用信息更要及時、迅速。
(3)提高館員素質(zhì)是有效利用信息資源的關(guān)鍵。利用信息資源同開發(fā)信息資源一樣,是一種高級的復(fù)雜勞動。要加快信息化人才的培養(yǎng),提高館員的信息化技能,增強信息化意識。館員必須注重接受繼續(xù)教育和知識的更新,懂得一些信息科學(xué)和信息經(jīng)濟學(xué)知識才行。
(4)立足于高校圖書館事業(yè)發(fā)展拓寬服務(wù)領(lǐng)域。除以文獻傳遞、情報咨詢、信息傳播為主體的文獻信息服務(wù)外,還要加強為人民服務(wù)的思想道德以及傳統(tǒng)美德,要客觀反映市場經(jīng)濟建設(shè)對圖書館文獻信息工作發(fā)展的內(nèi)在積極要求,不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域,以各種行之有效的文獻信息服務(wù)來贏得師生讀者和廣大社會用戶的信賴與支持,取得社會效益和經(jīng)濟效益的雙豐收。
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