電子檔案管理現(xiàn)代化分析

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編者按：本論文主要從黃河檔案信息化建設簡況；檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性；思路和建議等進行講述，包括了以人為本，推進檔案信息化建設、要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面、加強對檔案工作者信息意識培養(yǎng)、加強對信息技術應用能力的培訓、加大檔案現(xiàn)代化管理的投入、水利檔案信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向等。具體資料請見：

論文摘要：水利檔案利用管理現(xiàn)代化思路和建議

論文摘要摘要：檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。社會功能和社會使命是檔案存在和發(fā)展的依據，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的功能。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，信息技術日新月異的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應用，不僅對國民經濟和社會發(fā)展產生了深刻影響，而且對檔案工作者也提出了新的更高的要求。

1黃河檔案信息化建設簡況

當前，水利行業(yè)尤其是黃河系統(tǒng)，已經初步形成了以黃委和網管中心為主點，向全流域擴散為面的、四通八達的網絡體系，而水利系統(tǒng)的檔案管理信息化建設平臺仍然是有待填補的空白，現(xiàn)已迸發(fā)出和數字黃河不和諧的音符，已逐漸顯現(xiàn)出對“三條黃河”發(fā)展的一種制約功能。因此，順應時代潮流，適時推進水利行業(yè)檔案信息化建設，是黃河水利檔案工作適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。

2檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性

同志在黨的十六大報告中明確指出摘要：貫徹”三個代表”重要思想必須使全黨始終保持和時俱進的精神狀態(tài)，不斷開拓馬克思主義理論發(fā)展的新境界，并且強調，和時俱進就是黨的全部理論和工作，要體現(xiàn)時代性，把握規(guī)律性，富于創(chuàng)造性。檔案工作作為水利工作的重要組成部分，同樣面臨著如何始終做到和時俱進的關鍵新問題。隨著經濟全球化的加快推進，科學技術日新月異的飛速發(fā)展，非凡是我國加入WTO（世界貿易組織）以后，檔案事業(yè)更面臨著一個新的機遇和挑戰(zhàn)。廣大檔案工作者應積極投身于信息化建設的浪潮中，以科學、創(chuàng)新的姿態(tài)，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，增強時代責任感，增強服務意識，充分熟悉到只有通過檔案資源信息化，采用先進的數字和網絡技術，建立起有效、快捷的檔案信息服務網絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的自由共享，才能最大限度地開發(fā)和利用檔案資源，為國民經濟和水利行業(yè)向前發(fā)展提供強有力的信息保障。

3思路和建議

3.1以人為本，推進檔案信息化建設。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算和極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。目前水利系統(tǒng)檔案人員知識結構還遠遠達不到要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸新問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

3.2要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面。要面向全行業(yè)，乃至全社會，積極參和社會活動，加強協(xié)調能力，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

3.3加強對檔案工作者信息意識培養(yǎng)。徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理和有效開發(fā)利用。

3.4加強對信息技術應用能力的培訓。學習和檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現(xiàn)代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者把握和運用現(xiàn)代化技術的技能，以適應檔案信息化的發(fā)展。

3.5強化練習，加強培訓。對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，同時突出時代應用知識教育，對檔案工作者進行市場經濟理論、法律、WTO等知識系統(tǒng)的教育培訓，培養(yǎng)一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才進入檔案管理隊伍中，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

3.6加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現(xiàn)代化意識水平，表現(xiàn)以下四點。

3.6.1首先，應投入大量的精力關心和支持這一工作，沒有資金，應想方設法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配置先進設備；沒有管理人才，應積極培養(yǎng)、選拔高素質的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。

3.6.2其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，每年至少要探究一兩次檔案工作的重大事項、重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作目前狀況，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和新問題。

3.6.3再次，上級領導要重視和加強本系統(tǒng)內的交流和合作，在本系統(tǒng)造成一種互幫互學，你追我趕的競爭態(tài)勢，以先進帶動落后，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長初短，共同提高。

3.6.4最后，宏觀上要有總體的指導思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內涵和技術手段的創(chuàng)新，這對檔案事業(yè)無疑具有重要意義。

4結束語

總之，水利檔案信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是促進黃河各項事業(yè)發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集和傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的各個領域中發(fā)揮不可替代的功能，所以我們必須加快電子檔案的現(xiàn)代化建設管理進程，確保黃河檔案為治黃事業(yè)和社會經濟發(fā)展服務。