首頁 > 文章中心 > 正文

          淺談辦公室管理

          前言:本站為你精心整理了淺談辦公室管理范文,希望能為你的創作提供參考價值,我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文,歡迎咨詢。

          淺談辦公室管理

          編者按:辦公室是一個綜合管理部門,是溝通上下、協調左右、聯結內外,保證各項管理工作正常運轉的樞紐,本文就辦公室管理的重要性和辦公室管理的主要內容展開討論,其中辦公室管理的重要性包括:辦公室管理直接關系到上層領導的決策水平、關系到管理系統的協調運轉、直接影響著單位的辦事效率和服務質量;辦公室管理的主要內容包括:制度化、程序化、自動化。文章最后總結辦公室管理的基本要求主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視和支持。通過問題的探討和管理的分析,可以促進辦公室內部穩定、健康、和諧的發展,對外快速、高效的反應。本文對于指導辦公室管理人員工作有著深遠的意義。

          一、辦公室管理的重要性

          (一)辦公室管理直接關系到上層領導的決策水平

          決策是上層領導的主要職責,決策的正確與否直接關系到管理的成敗。而辦公室作為輔助領導決策的主要部門,承擔著為領導收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務,提高辦公室管理,將有助于更好地發揮為領導決策服務的參謀咨詢作用和耳目作用,為領導提供全面、及時、準確的信息,促進和提高領導的決策水平。

          (二)辦公室管理關系到管理系統的協調運轉

          辦公室處于中樞的地位,全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯系是否順暢,取決于辦公室這個“樞紐”作用的發揮程度。因此,辦公室管理的科學化,將會更好地發揮辦公室的樞紐作用,理順各方面的關系,溝通領導與部門之間、部門與部門之間的聯系,促進整個管理系統的協調運轉。

          (三)辦公室管理直接影響著單位的辦事效率和服務質量

          辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎,如管理不善,極易造成混亂,導致效率低下、服務質量差。而實行科學化管理的辦公室,能夠分清輕重緩急,忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務,能夠協助領導者迅速找出行政執行過程中的種種障礙,避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現象的發生,從而大大提高辦事效率和服務質量。

          二、辦公室管理主要內容

          辦公室管理蘊涵著豐富的內涵,主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

          (一)制度化

          辦公室管理的制度化,是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規章制度,將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來,把辦公室人員的行為納入管理規范之中,使辦公室的工作有章可循,有法可依。目前,應著重抓好如下幾項制度:

          1、崗位責任制。崗位責任制是機關工作的一項根本制度,其實質是明確辦公室以及辦公室各個科室的職責權限的基礎上,劃分每個崗位的權責,使辦公室每一個人都各司其職,各盡其能,高質量、高效率地完成各自承擔的任務。在制定崗位責任制時,必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則,堅持職權責一致的原則,每個崗位都有相應的權力和責任,每個崗位的權力、責任都要規定得全面、明確、具體,能量化的盡可能量化,以便考核。此外,要制定嚴格的檢查制度和相應的獎懲辦法。對成績優異者,要給予升級或獎勵;對一般合格者,要鼓勵其繼續前進;對嚴重失職、瀆職者,則應根據情節輕重給予適當的懲處。

          2、會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問,是辦公室管理科學化的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題:一是嚴格控制會議數量,建立嚴格的會議審批制度;二是提高會議質量和效率。

          3、公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作,為此,必須建立健全公文制度,提高公文質量,加速公文運轉;準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序,保證和提高公文運轉的效率。

          4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內容。其工作的好壞,直接影響到單位的形象和聲譽。因此,辦公室必須重視接待工作,建立健全各項接待制度,對接待的禮儀、規格、費用標準等作出明確合理的規定,以便按章接待。

          5、安全保密制度。印章管理和保密工作關系到機關和企業的安全和各方面工作的順利開展。因此,必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關的安全保密制度,并指定專人負責和定期檢查。

          (二)程序化

          實現辦公室管理程序化的關鍵在于程序的優化。為此,制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確,必須以實際上能做到為前提。系統性即程序本身就是一個有機系統,它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件,盡量預見到可能發生的情況,力求全面周到,統籌兼顧,不能顧此失彼。有序性即程序的各環節、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接,不可顛倒、重復或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化,可有可無的程序一概刪除。

          (三)自動化

          辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞,公文的處理以及其他管理工作創造了良好的條件,提高了辦事效率,促使辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此,辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用,努力創造條件,積極促進辦公室自動化進程。

          三、辦公室管理基本要求

          辦公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看,主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視和支持。

          (一)合理配置辦公室內部機構辦公室處于行政管理的中樞地位,不僅是綜合辦事機構,而且是領導的參謀部,具有辦事、咨詢、信息、服務等基本職能,工作任務十分繁重。如果辦公室內部機構不健全,人員配備不齊全、不合理或者素質低下,勢必影響辦公室管理功能的發揮。因此,為了實現辦公室管理的科學化,首先必須合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員,使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協調能力的精干隊伍,以確保辦公室各項工作的順利開展。

          (二)要注重業務素質的提高,使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強,必然要求辦公室人員具有較寬的知識面,能夠掌握辦公室管理的專業知識和辦公自動化技術,努力做學識淵博、視野開闊的“通才”。同時,具有較強的綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等,以適應辦公室管理科學化的需要。

          (三)領導的支持和指導

          因為辦公室人員是在領導的直接指導下開展工作的,其管理的好壞對領導的工作和形象影響極大。因此,領導必須首先在思想上對辦公室管理的科學化問題予以足夠的重視,對辦公室的地位作用有充分的認識,既發揮辦公室處理事務、搞好服務的作用,也重視其參與政務的參謀助手作用,并為其作用的發揮創造條件。其次,對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設及辦公室隊伍的建設給予具體的支持和領導,切實加強對辦公室人員的教育培養。