機關檔案管理

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摘要：機關檔案管理工作要求達到檔案管理標準和檔案室管理工作制度化、規范化的要求。目前存在的問題，是檔案工作的重視程度還不夠平衡，檔案保管條件還比較差，檔案人員業務素質還相對薄弱。

關鍵詞：檔案工作存在問題對策

一、前言

由于檔案部門認真履行了職能，各單位認真貫徹推行了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，檔案工作呈現了良好的發展勢頭，機關檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質與業務素質有了明顯增強，各部門領導對檔案工作更加重視，機關檔案管理中一大批單位達到了省級檔案管理標準，很多單位達到了省一級檔案管理標準，形成了常抓不懈的管理體制，基本達到檔案管理工作制度化、規范化的要求。但縱觀檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案管理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在各種問題。要搞好機關檔案工作，必須提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展；要加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。

二、機關檔案工作的現狀

目前機關檔案問題不同程度地影響機關工作循序漸進的發展，影響經濟和社會服務功能的發揮。

1、檔案工作的重視程度不平衡，機關檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺限。

2、檔案室保管條件還比較差，多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3、檔案人員業務素質還相對薄弱，檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

三、搞好機關檔案工作的措施

要搞好今后的機關檔案工作，我認為必須強化以下幾點工作：

1、提高認識、加強領導，是做好檔案工作的關鍵所在，機關檔案工作是各項事業發展的一個重要組成部份，機關檔案工作是開展各項業務活動的具體真實的記錄，是反映各個歷史時期最珍貴的史料，為經濟建設和推動社會文明進步起到重要促進作用。為此，在市場經濟條件下，隨著時代改革發展，人們的法制和檔案意識與日俱增，檔案的調閱利用明顯增多，這對加強機關檔案管理，拓展檔案服務新領域，加快檔案信息數據化建設等提出了更高的要求。要加強檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機制，要加強對檔案工作的領導。

2、提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展。當前，首先要有一支相對穩定而有發展的檔案隊伍，而光有一支相對穩定而有發展的檔案隊伍，還不能夠適應新時期檔案工作發展需要。隨著社會的發展，科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環境、服務對象、管理模式都在發生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質，加快檔案工作科技進步，是推動檔案事業發展的關鍵。要加強對檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫。在檔案培訓過程中，要結合新時期檔案工作的發展趨勢，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規范，促進機關檔案工作效率的提高。

3、要加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件，檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業技術性很強的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，機關檔案管理中，條件好的部門檔案室整齊規范，而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過得去的思想，給檔案造成了損害。為此，作為單位檔案室必須嚴格按照《國家檔案法》檔案保管標準要求，完善單位檔案室保管條件。要進一步加大對本單位檔案室基礎設施的投入，嚴格按檔案管理“八防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統一整齊規范。

四、機關檔案保管過程中的保密工作

1、檔案的庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應晝做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

2、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作，確定保管期限限的原則是,正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內,如被泄露,將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內,受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。

3、做好檔案密級的調整工作，要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神,重點解決好兩個問題:一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準,做到有法必依,執法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導,齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規范化、標準化的涉密檔案建設遵奠定基礎。

4、檔案利用過程中的保密工作，檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

五、加強檔案信息自動化管理工作

檔案管理是一項繁雜而保密性很強的工作，傳統的機關檔案工作以紙質文件材料為工作對象，出現錯誤難以更改，工作效率慢。檔案信息自動化是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段，為全面實現機關檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

1、機關檔案管理的重要性，檔案是機關發展過程中不斷積累起來的寶貴財富。在檔案管理中現代化管理意識不強，法律意識淡薄；檔案資源的開發利用率低，檔案工作缺乏活力。檔案工作隊伍技術力量薄弱等，難以適應現代化的需要。

2、機關檔案信息自動化管理，機關檔案信息自動化是一項全新的工作，它的特點是可以隨時輸入，隨時更改；傳遞速度快不受時間和距離的影響：高密度貯存和易復制；并具有很強的生命力。檔案信息自動化包括檔案工作的各個方面和各個環節，要推進檔案信息自動化建立健全和真正實施。必須抓好人才培養和現代化的辦公設備，這兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。一是要重視人才培養，推進檔案信息自動化的關鍵是人才，檔案信息自動化化不僅要求檔案管理人員要了解計算機、網絡知識，還要有相適應的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業務知識，在工作中不斷學習，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。其次．檔案管理人員要有較強的法律意識，努力學習《檔案法入《保密法》及國家關于檔案管理等方面的法律知識和與商業有關的規章制度。做到知法、守法、維護檔案的歷史真實性。這樣既有利于規范檔案管理人員自身的工作。又使檔案管理工作得到法律保護。其次要充分利用現代化設備，在信息技術日新月異的今天，對檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網，以及信息高速公路的建設和開通。選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案信息自動化對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

總之，機關檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，機關檔案工作必須要緊緊聯系時展的新任務、新特點、新要求。機關檔案工作要創造性地開展，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

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