高校檔案管理

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【摘要】檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎。要提高檔案工作的現(xiàn)代科學化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和技術(shù)設備、安全保護等方面全方位進行科學管理。把檔案工作提高到一個新水平

【關(guān)鍵詞】檔案管理；政治素質(zhì)；業(yè)務素質(zhì)

同志在對檔案工作的指示中提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務質(zhì)量，把檔案工作提高到一個新水平”。在經(jīng)濟全球化、社會信息化的時代背景下，研究信息技術(shù)在檔案管理中運用問題，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率[1]。為教學、科研和各項管理工作服務。實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。對此，筆者結(jié)合工作實際，談幾點看法：

一、首先提高對檔案工作重要性的認識

必須充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義。同時，要充分認識高校檔案現(xiàn)代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不足，勢必會嚴重影響檔案信息服務工作的深入開展[2]。檔案現(xiàn)代化建設的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標尺。搞好檔案現(xiàn)代化建設，以促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎上，要切實轉(zhuǎn)變觀念，強化信息意識，要樹立科學發(fā)展觀指導高校檔案現(xiàn)代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，要使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃，在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納人”，即工作中，做到檔案工作納人學校的規(guī)劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍，給予檔案工作以各方面的支持。

二、提高高校檔案管理水平必須建章、立制，依法治檔

建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是檔案工作實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責任意識，建立系統(tǒng)有序的管理體制，檔案的權(quán)威性在于其真實可靠性。真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強檔案管理職能部門的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關(guān),才能確保檔案的質(zhì)量。

三、努力加強檔案管理人員的自身建設

1.要提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)。檔案管理是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術(shù)方面的知識。當前我國高校檔案部門人員素質(zhì)基本上存在著平均學歷較一般單位檔案館人員要高，但取得檔案專業(yè)學歷者少。由于身處高校，近水樓臺先得月，高校檔案人員通過在高校內(nèi)部進修取得較高學歷比其他單位的檔案工作人員要容易得多。從整體上看，檔案管理工作人員平均學歷不低，但現(xiàn)有高校檔案工作人員學歷中，檔案專業(yè)學歷所占比例過低，通常不足四分之一。大多數(shù)人對計算機及其網(wǎng)絡技術(shù)、英語、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足。我們知道，檔案事業(yè)有自己的科學體系，檔案工作也有自身的規(guī)律、性質(zhì)、原則、特點。高校檔案管理水平的提高關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。為此，要補充計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才。要為在職檔案工作者的知識更新、業(yè)務水平的提高創(chuàng)造條件，提供機會，加強在職培訓，適當安排脫產(chǎn)進修。建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機制。在配備檔案人員時，要注重性別、年齡、文化、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例。要采取多種形式加強對檔案人員的業(yè)務指導和培訓，定期組織業(yè)務學習，并與工作實績一起進行考核。檔案管理工作專業(yè)性強，同時也是一門科學。作為學校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業(yè)務，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學的業(yè)務知識，提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識，學習有關(guān)電子計算機等先進的科學技術(shù)，用多方面的現(xiàn)代化科學知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步加強檔案的規(guī)范化管理。同時，檔案管理者要牢固樹立為一線教學服務的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平。

2.加強高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育。職業(yè)道德是指人們從事社會職業(yè)、履行職責過程中，在思想和行為上應遵循的原則和規(guī)范。它是依靠社會輿論和人們內(nèi)心信念以及傳統(tǒng)習慣來維持的。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為高校的全面建設事業(yè)服務的，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規(guī)范。要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想。服務過程中要做到態(tài)度熱誠，細心周到，百問不煩，以滿腔熱情接待好每一位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。

四、實施科技興檔，提高檔案工作的整體水平，是新時期檔案工作者需要注重解決的新課題

檔案信息資源網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的著錄與標引、編目、檢索、統(tǒng)計自動化替代所有手工抄寫工作，實現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢。要充分地利用計算機和網(wǎng)絡，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡向廣大師生服務，可以大大地方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務水平。應配備檔案密集柜、計算機和縮微設備。建立起一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學、設備先進，為學校和社會提供有效服務的校檔案館。檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。高校檔案館不僅要收集校內(nèi)檔案信息進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進行加工利用。不但各高校檔案館之間相互協(xié)作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實行業(yè)務、技術(shù)標準化上協(xié)調(diào)一致，才能適應現(xiàn)代高校檔案工作的社會功能和高校檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)模。真正實現(xiàn)電子文檔一體化，實行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

五、加強檔案館的安全管理，杜絕事故隱患的發(fā)生

1.提高檔案人員的安全防范意識。檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與利用等六個部分。安全使用這些設備也是檔案館管理工作的一項重要任務。要時時進行防火安全教育,警鐘長鳴。，建立嚴格的規(guī)章制度,領導人分工主管，保衛(wèi)科具體落實安全保衛(wèi)工作。各科室設一名安全員，負責日常安全工作。嚴格實行總控制室值班制度，對檔案庫房實行24小時監(jiān)控。

2.杜絕火災隱患。每庫必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效。全館禁止吸煙。做到人走斷電，切斷庫內(nèi)電源。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，做到及時維修，確保安全運轉(zhuǎn)。加強對庫房建設要求，加大消防設備設置和更新力度，對原有的消防報警及控制系統(tǒng)進行現(xiàn)代化改造，增強防火滅火的能力。在庫房內(nèi)設有煙感、溫感探頭，并與總控制室主計算機相連，實現(xiàn)人工處理和自動處理均可的能力。要采用氣體滅火的形式，以免因采用水或干粉滅火對檔案產(chǎn)生破壞作用。

六、科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化

科學儲藏保護，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務之一。檔案庫房應采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個庫房內(nèi)應設有兩處溫濕傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實施二十四小時監(jiān)控。雨季，在庫房內(nèi)放置除濕機以降低庫內(nèi)空氣中水分的含量，保證庫房內(nèi)的相對濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫內(nèi)霉菌孢子，達到凈化空氣的目的。總之，要求檔案館在安全防護和技術(shù)管理方面采用與之相適應的國內(nèi)外先進技術(shù)設備，調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)。保證檔案的完整與安全。

綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無論是在職業(yè)道德、業(yè)務素質(zhì)方面，還是在管理、服務工作等方面，都能做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新。使高校檔案工作始終順應時展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。

【參考文獻】

[1]高強.浙江教育學院學報[J]．2005，(4)．

[2]顏海.檔案信息資源開發(fā)利用[M]．武漢：武漢大學出版社，2004