第三方物流管理信息系統規劃設計
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摘要：本文認為，第三方物流管理信息系統設計是以計算機技術為支持，通過對物流配送的各環節進行有限的資源最優配置，主要包括物流管理信息系統中心和物流企業對外的web站點。文章提出，應將開放性、協調性和有效性作為系統開發的總體目標，系統應包括客戶管理子系統、訂單管理子系統、倉庫管理子系統、配送管理子系統、經營決策子系統、賬務管理子系統、系統管理子系統等。
關鍵詞：第三方物流,管理信息系統,系統規劃
一、引言
第三方物流(TPL)是現代物流業發展的一種嶄新形態，日漸成為物流理論和實踐關注的重點。經歷了短短十余年的發展，全世界的第三方物流市場已經明顯表現出潛力大、漸進性和高增長率的特征。第三方物流企業引進先進的信息處理技術，不僅會提高物流企業的自動化程度和信息共享度，提高工作效率，降低成本，更重要的是從根本上改變物流企業的發展戰略，有效地促進物流企業各部門之間的協作，改進物流企業與客戶的信息交流方式。
從對我國采用第三方物流服務企業調研的結果來看，有53%的企業對第三方物流服務覺得滿意，有47%不滿意，而不滿意的最主要原因是作業速度慢和物流信息不及時、不準確，其次是作業差錯率高、運作成本高。由此可見，我國第三方物流企業的物流運作方式急需改進，尤其是其物流信息能力。中國倉儲協會對全國物流供求狀況多次調查的結果也表明，物流信息成為運作質量之后企業對現行第三方物流運作不滿意的主要原因之一。從其第三次調查中我們可以看出，在采用第三方物流的需求企業中，有67%的生產企業和54%的商業企業對第三方的物流服務感到滿意，有23%的生產企業和7%的商業企業對第三方的物流服務不滿意。不滿意的原因中，首先是因為作業速度慢和物流信息不及時、不準確，其次是作業差錯率高、運作成本高。到第五次調查時，仍然是運作成本高和物流信息不準確排在前兩位，如表1所示。
從中可看出生產企業和商業企業對第三方物流服務關心的首先是成本與運作質量及包含物流信息在內的運作能力等。
當前第三方物流企業的競爭是圍繞著對信息資源的占有而展開的，因此建立高效、適用的管理信息系統是應對挑戰、壯大自身的有效手段。如何建立合理、有效的第三方物流管理信息系統已成為擺在我們面前的非常迫切的任務。
二、從供應鏈角度對第三方物流管理信息系統的再造分析
供應鏈管理主要是通過供應鏈中前饋的信息流和反饋的物流、信息流，將供應商、制造商、分銷商等直到最終用戶連成一體，對包括訂貨、銷售、庫存管理、運輸、倉儲、客戶服務各方面進行綜合一體化的管理，從而使供應鏈上各節點企業分擔的職能集成而形成一個整體性的管理模式。它要求對企業供應鏈中的信息流、物流和資金流、增值流、業務流以及協作伙伴關系等進行設計、規劃和控制，將供應商、制造商、分銷商直到最終用戶連接成一個整體，達到對彼此間物流業務流程的無縫連接，從系統優化角度來達到一種集成性的供應鏈管理控制，并據之來實現價值增值。
處于供應鏈中游的第三方物流企業應當發揮其物流銜接的功能，在對其物流運作實現信息化操作的基礎上，應建立可與供應鏈上下游各節點進行數據交互與傳遞的數據平臺，通過信息技術和信息系統的支持，與供應鏈上的業務伙伴和下游顧客及時地共享物流供需信息，從而整合其供應鏈上的各方物流資源。
從實現供應鏈管理的角度考慮，第三方物流企業應形成網絡化的物流管理信息系統，加強對整個供應鏈物流環節的信息交流，達到與供應商或廠商及外協物流伙伴、下游顧客之間的供應鏈信息的處理與共享，同時通過建立基于Web的物流交易系統，以物流訂單為驅動簡化物流交易流程，從而有效地實現對其物流業務的一體化協作。
三、供應鏈角度下第三方物流業務運作模式分析
在對信息系統分析和規劃之前，我們必須詳細地了解第三方物流的實際作業流程，并對每個相關的環節進行具體分析，這樣才能開發出適合企業實際情況的第三方物流管理信息系統。
供應鏈中第三方物流基本作業流程為：第三方物流企業接受客戶的配送請求后，進行有關的訂單審核、分類等處理，并根據訂單安排貨物進出庫，擬定配送計劃，力求按照客戶需求將貨物準確、及時地從市場供應方送達市場需求方(如圖1所示)。
第三方物流的具體作業流程主要包括以下幾個方面的內容。
1．訂單處理
訂單處理是整個配送中心業務的開始，也是信息系統中數據的起點。高效的訂單處理是整個信息系統成功的關鍵，訂單業務貫穿于整個物流供應鏈的每個環節。物流中心只有在接收到客戶的有效服務請求后，才能繼續開展配送、運輸工作。訂單的接收主要應通過互聯網來實現，也可以通過電話、傳真等其他手段，但在這種情況下，需要人工錄入訂單信息。
2．身份驗證
一個可靠的系統應在接收訂單時對客戶的身份進行驗證，只有身份驗證通過后才能為之提供服務，否則需要與客戶進行進一步的聯系，讓客戶修正或注冊。客戶在通過配送中心的服務器注冊登記時，必須提供一些有用的信息，如公司聯系電話、公司所在地點等。
3．信息分類管理
由于客戶的來源不同，所以應對不同服務類型加以區分，同時客戶請求需及時響應，還要對配送的貨物數量、類型、運輸方式等進行分類整理。
4．庫存管理
庫存管理主要是對整個庫存商品的現狀進行跟蹤調查和全面管理，包括入庫管理、出庫管理、庫存盤點。第一，入庫管理是對進入倉庫的貨物信息進行收集(如登記、分類)，為今后的配送做準備；第二，出庫管理是結合配貨處理來協同實現的，在接受訂單和配送請求后，根據訂單上的要求發放貨物，并記錄配送的相關信息；第三，庫存盤點是對倉庫中現有商品的現狀進行管理。以便隨時了解能否滿足配送的需求。
5．配送、運輸處理
配送系統是對具體客戶的訂單進行系統處理后界于訂單處理和庫存處理、運輸處理之間的一個處理系統。系統根據訂單要求，再結合庫存狀況進行配貨處理或者聯系供應商采購，并對處理結果進行相應的分類，或者向需求方發貨。配送、運輸處理是一個復雜的系統處理，因為第三方物流公司所面對的客戶分布在不同的區域，物流中心必須掌握每個配送點的實時狀況，然后通過決策系統的分析判斷后，制訂一個可靠、經濟的配送計劃，由相應的配送點或者整合其他供應鏈中企業的資源來完成。
6．財務結算
第三方物流的財務結算與其他交易的計算方式一樣，一般都是通過在銀行設立專門賬戶，憑借配送單據，通過網絡或其他方式，將款項劃至中心賬戶。需要說明的是，這種結算方式是建立在雙方誠信的基礎之上的。
7．決策分析
決策分析的目的是為了讓企業以較小的成本完成更優質的配送任務。決策分析內容一般包括配送站點的決策、庫存量的決策、車輛調度、外協合作商選擇、客戶管理等。
8．經營管理
經營管理是指管理人員通過各種方法來實現配送中心效率的管理，并制訂恰當的經營決策方案。根據各種信息與報表，包括配送統計數據、客戶對配送服務的反應報告、配送商品次數及所需時間報告、配送商品的失誤率、倉庫庫存情況、設備損壞及維修報告、設備成本分析、人力資源分析等作出決策。
四、第三方物流管理信息系統總體規劃設計
1．第三方物流管理信息系統總體規劃的目標
第三方物流管理信息系統(ManagementInformationSystems，MIS)的系統設計是以計算機技術為支持，通過對物流配送的各環節進行有限的資源最優配置。一般說來，第三方物流管理信息系統功能包括兩方面：一方面是物流管理信息系統中心，另一方面也是物流企業對外的Web站點。客戶通過瀏覽器能與服務器進行通信，提供動態信息交互和信息服務，并在此基礎上實現對訂單下達、實時查詢等業務的支持。因此，系統應把開放性、協調性、有效性作為系統開發的總體目標。
(1)系統開放性。由于供應鏈管理模式很強調整個供應鏈上物流提供和需求的有機統一，因此為滿足第三方物流各部門及其外協物流伙伴的共同物流協作計劃需要，系統必須具有一定的開放性。也就是說，第三方物流管理信息系統不應再是一個封閉式的孤島系統，而必須是建立在互聯網之上的開放式和集成化的供應鏈信息系統，通過信息的高度共享和交互與供應商、外協物流合作伙伴、顧客保持較好的溝通和聯系。
(2)系統各節點的適用性。第三方物流管理信息系統應當適應企業單個業務分布和整體物流運作的要求。從企業運作角度來看，應當提供整體物流決策所需要的業務信息管理與分析以及物流決策的支持界面和全程反饋的管理界面；而對其外協物流合作伙伴則主要提供制訂分配物流計劃信息與作業進度信息反饋操作界面；對企業客戶則提供具體的訂單接收、運作安排計劃信息和查詢接口界面。
(3)平臺的可擴充性。平臺的可擴充性包括兩個層面：一是空間上的可擴充性；二是時間上的可擴充性。空間上的可擴充性是指平臺能夠實現不同地理位置上的規模拓展，因為物流系統設施(如倉庫)在空間上的變動很大，因此，物流信息平臺必須適應物流設施的地域變化。時間上的可擴充性是指當用戶需求、技術進步、企業組織結構隨著時間的變化而變化時，系統能夠對現有的某些功能模塊進行改造或增加某些功能模塊，以適應新的變化。
2．第三方物流管理信息系統的流程分析
一般來說，物流管理信息系統的功能包含以下幾個部分：(1)訂單管理：使用通訊技術如郵件、傳真和EDI或EOS登錄和維護訂單信息。(2)倉儲管理：包括物品入庫、物料在庫移動、簽收等環節。(3)運輸管理：包括運輸單證的形成、裝車計劃、制定路線等。(4)包裝管理：包括換裝、分裝、再包裝等活動。(5)情報功能：包括與上述各項活動有關的計劃、預測及有關費用情況。(6)財務管理：設計成本核算、運費計算等。
第三方物流管理信息系統除了傳統的儲存、運輸、配送服務具有相應的功能外，應當還提供集成化的網絡服務，如通過Internet與供應鏈上的客戶進行數據交換，及時了解不同配送站點的庫存數量、所有設備和人員的使用狀況、供應鏈中供應商和協作商的信息，并能根據歷史數據進行市場預測和決策等，這些功能都是現代化的物流配送系統的核心和出發點。
在系統地分析了供應鏈環境中第三方物流的實際作業流程后，我們可以得到第三方物流的管理信息流程，該流程是建立在全面了解、分析第三方物流企業實際作業流程基礎之上的。現在我們分析一下管理信息系統的處理流程，如圖2所示。
(1)客戶提交配送訂單：(2)客戶中心對客戶進行身份認證，驗證通過后進入下一步，客戶中心也可及時反饋物流信息給客戶，以方便客戶查詢：(3)訂單模塊存儲訂單信息，并進行分類整理；(4)根據訂單要求向決策中心發送相關信息；(5)決策模塊查閱庫存信息、人員設備信息及其他運輸、倉儲外協合作商和供應商數據，并分析經營管理的歷史數據，然后作出決策反應，并提交到配送中心；(6)配送中心向相應的配送站或者外協商和供應商進行配貨、送貨、退貨返回等：(7)運輸點執行配送任務；(8)財務管理模塊通過網上或其他方式進行財務結算。
當然，在實際的作業過程中還涉及到其他的作業管理，如庫存盤點、入庫管理、人事管理、設備管理、客戶管理、系統維護等等。
3．第三方物流管理信息系統功能結構
第三方物流管理信息系統功能結構可以劃分為四個層次：數據管理層、業務處理層、決策管理層及戰略管理層。
我們可以歸納出系統的總體功能模塊。功能主要包括：
(1)客戶管理子系統：客戶登陸管理、客戶資料管理、客戶身份驗證、客戶查詢、客戶關系管理；(2)訂單管理子系統：訂單的接收、分類整理、查詢；(3)倉庫管理子系統：入庫管理、出庫管理、庫存盤點、倉庫優化管理、貨物查詢管理：(4)配送管理子系統：配貨管理、送貨管理、運輸跟蹤管理、運輸調度管理、運輸線路決策、配送站點決策；(5)經營決策子系統：反饋信息管理、合作商管理、供應商管理、市場預測管理、市場信息管理、企業內部信息管理(包括企業介紹、經營理念、法律法規、市場報價等)；(6)賬務管理子系統：成本預算管理、客戶財務結算、供應商財務結算、合作商財務結算、財務統計管理、各子系統人力資源管理、人事考勤管理、設備維護維修管理；(7)系統管理子系統：用戶管理、數據備份、系統設置、文檔管理、查詢打印服務等。
根據以上功能分析，可以將第三方物流的物流管理信息系統描述如圖3所示。
五、結論
就我國目前對第三方物流管理信息系統的研究現狀來看，存在著一些不足，主要體現在兩個方面。一是把一般物流管理系統中都具備的內容歸結為第三方物流管理信息系統的內容；二是系統規劃和功能結構劃分上還有欠缺。本文從第三方物流管理信息系統規劃目標出發，結合第三方物流理論及其運作模式，從供應鏈角度對第三方物流業務流程和信息系統流程進行分析，在其管理信息系統的規劃中考慮到了供應商、客戶、外協物流合作伙伴之間的信息傳遞，突出了第三方物流的業務特點。
出于應對物流跨國化、提高物流競爭力的需要，第三方物流企業有必要從供應鏈管理的角度對其管理信息系統進行規劃分析，應用信息技術和網絡技術構建基于web的物流管理信息系統，與供應鏈上下游節點各自的信息系統實現必要的銜接。在企業、外協物流合作伙伴和客戶之間實現信息在整個供應鏈環節上的采集、傳遞和分析，從而實現對物流運作全過程的信息化管理。
