中學(xué)教職工人事檔案信息化管理研究

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摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，特別是近年來(lái)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用，更是在很大程度上促進(jìn)了我國(guó)中學(xué)教職人事檔案管理工作的發(fā)展，極大地提升了我國(guó)整體人事檔案工作的管理效率和水平。在信息化建設(shè)不斷發(fā)展和完善的當(dāng)前社會(huì)中，中學(xué)教職工的人事檔案管理工作的傳統(tǒng)工作模式也逐漸開始轉(zhuǎn)變，這意味著傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的整體發(fā)展，所以在今后的人事檔案信息管理工作中要緊緊跟上社會(huì)發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。本文將對(duì)當(dāng)前中學(xué)教職工人事檔案信息管理工作展開研究。

關(guān)鍵詞：中學(xué)教職工；人事檔案；信息管理

0引言

中學(xué)教職工人事檔案管理工作的記錄是一項(xiàng)意義深遠(yuǎn)的工作。職工的人事檔案管理是學(xué)校對(duì)廣大工作人員日常工作進(jìn)行評(píng)判的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作的開展不僅與廣大教職人員的各項(xiàng)工作有著緊密的聯(lián)系，更是學(xué)校對(duì)人才進(jìn)行選拔的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。傳統(tǒng)的教職工人事檔案管理工作存在較多的問(wèn)題，因此很難滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作的實(shí)際需求。在當(dāng)前全新的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展背景下，更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化管理方式的應(yīng)用，確保網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效地應(yīng)用到檔案管理工作中，全面提升檔案管理水平和效率，只有這樣才能更加高效和準(zhǔn)確地開展教職工檔案管理工作。為此，本文將對(duì)中學(xué)的教職工人事檔案管理工作展開研究，希望為這項(xiàng)工作的開展發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用。

1人事檔案管理中的主要問(wèn)題

1.1檔案管理方式陳舊

從目前情況來(lái)看，許多學(xué)校的教職工人事檔案管理還是通過(guò)紙質(zhì)化管理的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這樣的管理方式不免存在許多弊端，例如，由于時(shí)間久、檔案室搬遷等導(dǎo)致檔案丟失，或者頻繁的翻閱使得檔案上書寫的內(nèi)容褪色、模糊不清，在讀取信息時(shí)出現(xiàn)誤差的可能性比較大；有些檔案由于紙質(zhì)不好，很難滿足長(zhǎng)期保存的要求，而且紙質(zhì)的檔案在查找信息或是更新信息時(shí)，工序非常繁雜，在調(diào)取教職工人事檔案時(shí)，通常需要多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層層批準(zhǔn)，不可忽略任何一個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的工作流程需要更多的人力去完成，嚴(yán)重降低了工作效率，也從根本上制約著教職工人事檔案管理的發(fā)展。

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)較低

當(dāng)前中學(xué)教職工的人事檔案管理工作效果在很大程度上與管理人員的素質(zhì)有著十分緊密的聯(lián)系。經(jīng)實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)中學(xué)教職工檔案管理人員自身素質(zhì)相對(duì)較低，甚至還有一些管理人員是兼職人員，無(wú)法全身心投入到人事檔案管理工作中，加之其專業(yè)知識(shí)相對(duì)欠缺，缺乏有效的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，因此對(duì)于信息化檔案管理工作的認(rèn)知也比較匱乏，無(wú)法滿足這項(xiàng)工作的基本要求，極大地限制了管理效率和水平的提升。

1.3安全性有待提升

人事檔案管理工作中最關(guān)鍵的是對(duì)檔案信息的安全提供保障，只有實(shí)現(xiàn)了管理工作的保密性和安全性才能使廣大教職人員更有效地進(jìn)行信息管理和檔案收集工作。因此，這項(xiàng)工作的開展也將對(duì)檔案管理的有效性產(chǎn)生直接的影響。對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，很多高校人事檔案管理工作人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者并不能正確認(rèn)識(shí)安全對(duì)于檔案工作的重要性，甚至出現(xiàn)很多檔案管理遺漏或丟失的情況，這對(duì)檔案管理信息化發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生明顯的負(fù)面影響。

2對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)的主要對(duì)策

2.1優(yōu)化人事檔案管理方式

中學(xué)人事檔案管理工作要更好地落實(shí)信息化管理，在實(shí)際工作中就要建立和完善工作制度，也就是采用信息化工作手段，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的帶頭支持下，成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，配置更專業(yè)的人事管理工作人員，通過(guò)這種方式明確廣大工作人員的工作職責(zé)，只有這樣才能順暢地進(jìn)行中學(xué)人事檔案信息的溝通，從而為學(xué)校的管理人員提供更準(zhǔn)確的工作信息與指導(dǎo)方案。比如我校為廣大教職員工制訂了相應(yīng)的檔案查詢軟件，職工可以通過(guò)自己的身份證號(hào)或入職工號(hào)等進(jìn)行檔案查詢，該軟件中還記錄了學(xué)校其他工作人員對(duì)每個(gè)人的評(píng)價(jià)，這種方式不僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化集中，同時(shí)對(duì)于激發(fā)教職人員的工作積極性也有著極大的幫助。但是我們同時(shí)也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，中學(xué)教職工的人事檔案管理要達(dá)成信息化目標(biāo)，不是短時(shí)間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的工作，而是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持并且循序漸進(jìn)的工作，對(duì)于中學(xué)教職工而言，可以公開的檔案信息更需要在人事檔案的綜合管理下進(jìn)行，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的有效保密，最終在組織部門的要求下進(jìn)行統(tǒng)一或集中管理。

2.2提升檔案管理工作人員的自身素質(zhì)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員自身素質(zhì)不高這一情況，應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整，可以聘用熟練掌握相關(guān)電腦操作技術(shù)的人員從事檔案管理工作，還可以強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的電子化操作技術(shù)的培訓(xùn)，在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照專業(yè)性、科學(xué)性以及機(jī)密性的檔案管理原則開展技術(shù)人員的培訓(xùn)與檔案的管理工作。簡(jiǎn)而言之，要通過(guò)當(dāng)前較為先進(jìn)的電子終端設(shè)備，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，且在此基礎(chǔ)上為相關(guān)檔案資料的查詢與使用提供自動(dòng)化服務(wù)。檔案管理人員自身的素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量與效率，所以一方面需要依靠先進(jìn)的信息化技術(shù)提升管理效率，另一方面還應(yīng)適當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)部門對(duì)于檔案管理人員的選拔與任用，注重專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，更要強(qiáng)調(diào)相關(guān)工作人員的思想政治素養(yǎng)，以此確保人事檔案管理的科學(xué)性及安全性。

2.3提升檔案管理的安全性

提升檔案管理工作的安全性要從最基本的工作人員篩選著手，做好教職工人事檔案管理的安全工作，防止給教職工人事檔案安全帶來(lái)威脅的事件發(fā)生，消除潛在的安全隱患。廣大工作人員都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的思想政治素質(zhì)和技能考核后才能上任工作，并且要嚴(yán)格控制教職工人事檔案的知曉人員，尤其是涉密科研的教職工人事檔案，在此環(huán)節(jié)中更要加強(qiáng)防火防盜工作的開展，有效進(jìn)行檔案資料的管理，從而更好地實(shí)現(xiàn)多層把關(guān)、嚴(yán)格控制。開展此項(xiàng)工作的環(huán)節(jié)要求廣大工作人員要充分借助信息技術(shù)手段，進(jìn)一步充實(shí)檔案保管資料，這對(duì)于形成更健康和準(zhǔn)確的記錄模式，為教學(xué)工作提供更有效的服務(wù)也將起到重要作用。用于儲(chǔ)存教職工人事檔案信息的電腦和硬盤等設(shè)備要定期進(jìn)行升級(jí)、更新和殺毒等，確保這些設(shè)備正常運(yùn)行。在人事檔案信息時(shí)，相關(guān)管理人員要進(jìn)行審核監(jiān)督，禁止任何人員將移動(dòng)硬盤帶出檔案室，防止教職工檔案信息的泄露。

2.4建立完善的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)

要進(jìn)一步提升中學(xué)教職工的人事檔案的管理水平，必須順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，將先進(jìn)的信息化技術(shù)手段與管理工作進(jìn)行有效融合，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與信息化管理。在數(shù)據(jù)庫(kù)建立過(guò)程中，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)以學(xué)校管理機(jī)制以及相關(guān)規(guī)定為原則，充分引進(jìn)檔案管理的相關(guān)軟件與硬件設(shè)備，全面、真實(shí)地采集學(xué)校職工的人事檔案信息，這樣可以從人事檔案信息歸檔的初始步驟來(lái)確保檔案資料的完整性與真實(shí)性。與此同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理過(guò)程中相關(guān)人事信息的有效性，還應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃定期對(duì)人事檔案進(jìn)行更新與完善。在這一過(guò)程中，信息管理人員要做好人事檔案信息的核對(duì)工作，還應(yīng)對(duì)私密信息做好相應(yīng)的權(quán)限管理，避免職工個(gè)人資料被非法利用或惡意更改，進(jìn)而損害教職員工及學(xué)校的根本利益。同時(shí)，在信息化人事檔案管理中，還應(yīng)引入動(dòng)態(tài)管理理念，確保教職人員的資料在第一時(shí)間被更新和完善，從而便于學(xué)校相關(guān)管理工作科學(xué)、高效的開展。

3結(jié)論

綜上所述，要更有效地實(shí)現(xiàn)中學(xué)人事檔案管理工作，保證其更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)需求和中學(xué)發(fā)展的實(shí)際情況，就要重視廣大中學(xué)教職工人事檔案管理工作，更好地落實(shí)現(xiàn)代化工作原則和目標(biāo)。在這項(xiàng)工作的開展環(huán)節(jié)中，也要充分落實(shí)以人為本的原則，為廣大教職工提供更大的方便，希望本文的研究對(duì)于工作人員正確認(rèn)識(shí)這一問(wèn)題能夠起到一定的引導(dǎo)和幫助作用。

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作者:戴慧琴 單位:山東省煙臺(tái)第二中學(xué)