辦公室行政精細化管理措施

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［摘要］在市場經(jīng)濟快速發(fā)展視域下，國民生活品質(zhì)不斷提升，社會運轉(zhuǎn)結(jié)構(gòu)發(fā)生深刻改變，為辦公室行政管理帶來新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)辦公室管理模式已無法有效適應(yīng)新的發(fā)展形勢，同時也暴露出諸多的弊端，對我國現(xiàn)代化進程產(chǎn)生不利影響。辦公室行政精細化，有利于辦公室行政工作質(zhì)量及效率的提升，對我國企業(yè)、高校及政府辦公室行政管理具有重要意義。本文結(jié)合行政管理作用及現(xiàn)狀，探析辦公室精細化管理思路，提出行政精細化管理的有效措施。

［關(guān)鍵詞］辦公室;行政;精細化管理

引言

辦公室行政管理工作是企業(yè)、高校或政府部門行政工作重要組成部分，然而由于辦公室行政工作內(nèi)容復(fù)雜、體量大、涉及部門數(shù)量眾多。在實際行政管理中難以面面俱到，往往存在諸多漏洞或問題，為企業(yè)或政府機構(gòu)后續(xù)工作帶來嚴重的影響。因此實施精細化管理，有利于辦公室行政管理的有效推進。以其靈活性、創(chuàng)新性優(yōu)勢能夠更加科學地將辦公室管理工作做到細節(jié)化、精細化，逐漸提高辦公室行政管理效率。

一、我國辦公室行政管理的作用

廣義行政管理是指我國政府運用權(quán)力對社會各領(lǐng)域內(nèi)各項事務(wù)，實施針對性、合理性管理活動，以其協(xié)調(diào)社會經(jīng)濟發(fā)展，達到促進國民生活水平提升的目的。狹義行政管理則廣泛指代現(xiàn)代企業(yè)、高校、國有企業(yè)、事業(yè)單位及民營企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作。然而無論行政管理主體屬性劃分如何，辦公室行政管理主要涵蓋辦公用品、日常事務(wù)、文書檔案、車輛、會議、涉外關(guān)系、人力資源、員工福利等管理工作，與行政主體機構(gòu)管理運營及員工基本利益具有緊密聯(lián)系，擁有顯著的特殊性、敏感性及靈活性。因而辦公室行政管理在實際管理環(huán)節(jié)中具備以下作用:首先是管理，行政管理部門通過部門特性與其他相關(guān)部門建立直接或間接聯(lián)系，通過落實上級工作管理精神，實現(xiàn)各級部門相關(guān)管理工作，促進行政主體經(jīng)營活動能夠正常有序地運轉(zhuǎn)。其次是協(xié)調(diào)。根據(jù)面向?qū)ο蟛煌煞譃閮蓚€層面，其一是內(nèi)部協(xié)調(diào)，通常由于行政主體管理內(nèi)容發(fā)生重大改變，部門與部門間工作對接、聯(lián)系等環(huán)節(jié)易存在較大問題，因此需要行政管理部門進行有效調(diào)節(jié)，從而充分貫穿上級指示，落實具體工作環(huán)節(jié)，推進各部門發(fā)揮職能作用。其二是對外協(xié)調(diào)。尤其是政府、企事業(yè)單位及高校行政管理部門，在實際運營中作為行政主體對外的窗口、紐帶及溝通橋梁，負責協(xié)調(diào)外部對行政主體機構(gòu)的需求及意愿，進而發(fā)揮行政管理工作最大效用。

二、我國辦公室行政管理的現(xiàn)狀

在我國現(xiàn)代辦公室管理體系中，一直沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗式管理模式，管理內(nèi)容、形式及方法一成不變，難以有效推進行政主體對適應(yīng)新形勢下的行政管理工作的進程，不利于行政主體的健康發(fā)展，極大降低行政管理質(zhì)量及效用，分化各部門間的權(quán)利及責任，為未來管理工作埋下諸多隱患。以管理內(nèi)容及形式層面上進行分析，當代辦公室行政管理主要有以下三個方面的問題:首先是制度不完善。管理制度是行政管理關(guān)鍵組成部分，是通過行政化手段，以利用靜態(tài)措施規(guī)范人員行為及言談。管理制度不完善將對行政主體日常管理工作帶來不利因素，特別在職責劃分層面、績效評估層面，無法構(gòu)建完善的管理制度，將導(dǎo)致部門職責劃分模糊，處理關(guān)鍵事務(wù)時，部門間或人員間會存在相互推諉拖沓的問題，不利于上級任務(wù)及指示的有效落實，為行政主體管理工作帶來沉重負擔。而面臨重大問題時，又無法有效追責部門或人員，對行政主體威信產(chǎn)生嚴重影響。甚至促使其他相關(guān)管理制度流為形式，增加辦公室行政管理負擔。其次是經(jīng)驗為主、上者為大、老者為尊，具有明顯官僚氣息。在我國目前辦公室行政管理中，經(jīng)驗為主問題尤為嚴重，在處理具體事務(wù)時，難以結(jié)合實際情況及需求，往往以行政管理者經(jīng)驗為導(dǎo)向，進行相關(guān)事項的行政管理，導(dǎo)致辦公室行政管理計劃性缺失、目標不明確、員工或辦公室人員積極性不足、凝聚力缺位。在新時代背景下，我國社會經(jīng)濟體系、國民生活觀念發(fā)生巨大改變，如仍舊依托傳統(tǒng)經(jīng)驗思想，將難以適應(yīng)當代的社會發(fā)展，嚴重影響行政主體的業(yè)務(wù)發(fā)展及對外行政力度。最后是辦公室行政管理員工或人員專業(yè)化水平低下、管理意識匱乏、職業(yè)素養(yǎng)不高、行政管理質(zhì)量及效率有限等。辦公室人員是辦公室行政管理的主體，相關(guān)工作人員不能擁有良好的職業(yè)意識及能力，將限制行政管理工作推進行政主體機構(gòu)發(fā)展的步伐。

三、辦公室行政精細化管理思路

(一)細化考核指標

傳統(tǒng)辦公室行政管理內(nèi)容及方法落后，無法促進新形勢下行政主體發(fā)展的要求。促進辦公室行政管理精細化進程。首先應(yīng)細化行政管理的考核指標。針對辦公室管理責任劃分不清、管理事項模糊、給行政主體運行帶來諸多問題。實施辦公室行政精細化管理，能有效杜絕此類問題發(fā)生，維護企業(yè)合法權(quán)益。行政精細化管理主要指將辦公室管理事項進行有序拆分，明確每項事務(wù)工作目標、工作體系及具體環(huán)節(jié)，以便從全局視角進行把控，控制并理清各工作環(huán)節(jié)進度，從而通過建立科學合理的辦公室工作流程體系，提升行政管理的質(zhì)量及效率。其次通過量化各工作環(huán)節(jié)完成質(zhì)量及完成情況，落實行政主體各項績效制度，從而通過提升整體工作質(zhì)量及效率，推動行政主體機構(gòu)工作的全面發(fā)展。

(二)深化制度管理

辦公室制度體系是辦公室行政精細化管理落實的基礎(chǔ)，需要辦公室主管人員以嚴格的規(guī)章制度形式構(gòu)建出詳細的工作流程，從而指明各工作環(huán)節(jié)的具體要求，明確辦公室相關(guān)人員責任及義務(wù)、從而規(guī)范工作流程、提升辦公室行政管理的效率及質(zhì)量。在構(gòu)建合理科學的工作流程的前提下，需根據(jù)辦公室實際需求，制定相關(guān)工作環(huán)節(jié)完成標準，包括工作質(zhì)量標準、完成時間標準、具體操作方法標準等。相關(guān)主管人員應(yīng)落實規(guī)則制度，嚴格依據(jù)工作標準進行相關(guān)辦公室人員日常工作的監(jiān)督及評價，從而保障相關(guān)工作的有序進行。由此可見，辦公室行政精細化管理需以制度為依托，實施各工作環(huán)節(jié)細分化、標準化，進而從全局視角對各項工作完成情況及質(zhì)量進行嚴格把控，促使辦公室行政管理質(zhì)量及效率的提升。

(三)強化內(nèi)部溝通

行政精細化管理需要協(xié)調(diào)行政主體各部門間的工作流程及環(huán)節(jié)，只有強化部門間溝通，建立有機的聯(lián)系，才能有效推進行政精細化管理進程。特別在相關(guān)規(guī)章制度層面上，辦公室行政管理不應(yīng)局限于單一層面上，應(yīng)將視角置于公司、高校或企事業(yè)機構(gòu)各部門整體運行中，結(jié)合各部門實際工作情況及需求，科學而合理地構(gòu)建出符合各部門實際狀況的規(guī)章制度。而強化部門間內(nèi)部溝通，能有效促使行政管理部門深化對各部門間的運作、業(yè)務(wù)、管理等諸多事項的認知，進而能夠有效地將行政管理工作滲透到各部門日常工作體系中，最終通過各部門間通力合作，形成行政管理系統(tǒng)化、協(xié)調(diào)化、時效化及有序化。此外，在進行各部門工作協(xié)調(diào)及溝通時，應(yīng)有效控制相關(guān)運作成本，以行政主體利益為核心，降低不必要的費用支出，從而將辦公室行政精細化管理工作做到位，提升各部門及各項工作質(zhì)量。

四、辦公室行政精細化管理措施

(一)加強文化建設(shè)

針對以經(jīng)驗主義為主導(dǎo)的傳統(tǒng)辦公室行政管理模式，應(yīng)以政府機關(guān)文化或企業(yè)文化建設(shè)為前提，通過營造良好的文化環(huán)境，潛移默化中轉(zhuǎn)變辦公人員辦公思想及觀念，特別是處于辦公室主管層次及資歷較老的工作人員，以引導(dǎo)其改觀傳統(tǒng)思維模式，轉(zhuǎn)變當前辦公室行政管理內(nèi)容及方法，接受當代先進的管理理念，從而落實辦公室行政精細化管理進程。首先在構(gòu)建企業(yè)或政府機關(guān)文化時，應(yīng)注重行政主體機構(gòu)核心思想，理清行政管理的主體方向，從而結(jié)合當前管理狀況及人本管理思想，營建出以推進辦公室行政管理核心的文化氛圍。其次，應(yīng)選取精細化管理模式，落實到辦公室行政管理各個環(huán)節(jié)，將精細化思維貫徹到各部門工作當中，提升其對精細化管理理念的認識，深化部門日常管理、業(yè)務(wù)及行政等各項工作。

(二)構(gòu)建制度體系

首先，辦公室行政精細化管理應(yīng)以深化制度管理理念為前提，制定符合當代社會發(fā)展、科學合理的管理制度，對監(jiān)督、考勤、評估、調(diào)研及財務(wù)等相關(guān)工作環(huán)節(jié)進行詳細了解，使辦公室行政管理劃清職責歸屬，明確各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容及具體風險，從而實現(xiàn)員工工作的有責可循、有據(jù)可依。其次，營建辦公室行政管理制度的前提，不僅要將各部門工作精細化、標準化，更應(yīng)明確個部門之間的工作重心及工作目標。通過合理的監(jiān)督制度制定，有效督促各部門發(fā)揮相應(yīng)的職能作用，以便為行政主體機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展提供充分的驅(qū)動力量。進而提升辦公室行政管理凝聚力，激發(fā)辦公人員工作的積極性及主動性。

(三)加強人員培訓(xùn)

辦公室行政管理人員是行政主體機構(gòu)管理的核心，行政人員職業(yè)素養(yǎng)、辦公觀念及處事風格對辦公室行政管理工作具有極大的影響。因此行政機構(gòu)應(yīng)強化對辦公室行政管理人員培訓(xùn)力度。首先應(yīng)以思想理念培養(yǎng)為主，提升相關(guān)人員工作態(tài)度，思想覺悟，促成相關(guān)行政管理工作責任感及使命感的形成，以身作則，以個人修養(yǎng)及修為營造出良好的環(huán)境氛圍。其次，應(yīng)加強辦公室主管人員管理能力、管理方法及相關(guān)行政能力的培訓(xùn)。可結(jié)合西方先進行政管理理論，從營建文化環(huán)境入手，以精細化思想為導(dǎo)向，促進辦公室主管人員各項業(yè)務(wù)能力及行政能力的提升。

五、結(jié)語

在新形勢視域下，我國傳統(tǒng)辦公室行政管理理念已無法適應(yīng)社會市場經(jīng)濟發(fā)展的需求，更難以促進行政主體機構(gòu)提升相關(guān)行政管理工作的質(zhì)量及效率。辦公室行政精細化管理旨在將辦公室工作目標精細化、環(huán)節(jié)具體化、制度目標化，進而提升辦公室工作人員工作效率，促進政府、高校、企業(yè)及事業(yè)單位辦公室行政管理的發(fā)展。

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作者:劉倩倩 單位:東莞職業(yè)技術(shù)學院