機關檔案計算機管理論文

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1政府機關檔案計算機管理的必要性及重要性

時代在進步，技術在革新，政府機關檔案管理工作必須要緊跟時代的發(fā)展。檔案計算機管理的概念呼之欲出，從狹義上講，檔案計算機管理就是指檔案通過硬盤、軟盤、磁盤及光盤等介質進行存儲，進而形成電子文書、電子報表、電子圖紙等形式的電子材料；從廣義上講，檔案計算機管理就是在組織內(nèi)部通過搭建網(wǎng)絡平臺，使各機構之間、各部門之間形成良性的、開放式的檔案信息平臺，讓檔案資源更高效、更便捷、更安全以及更共享。政府機關檔案實現(xiàn)計算機管理是十分必要的，這不僅是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的要求，也是政府機關檔案管理人員信息化和現(xiàn)代化意識的體現(xiàn)。首先，為了提高檔案管理工作中對檔案檢索的效率，傳統(tǒng)紙質檔案自然而然受到了電子檔案形式的沖擊，放眼全世界，放眼新時期的各企業(yè)單位，檔案計算機管理高效便捷的特點已經(jīng)形成共識，這是計算機技術本身賦予這項工作的優(yōu)勢；其次，實行政府機關檔案計算機管理勢必能夠提高相關管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識，只有讓這種意識武裝了頭腦，現(xiàn)代化管理才能真正實現(xiàn)政府檔案的計算機高效管理。

2政府機關檔案計算機管理的應用策略探討

2.1加強計算機技術的普及，實現(xiàn)檔案計算機管理最大化。這是政府層面、國家層面的策略意識問題，我國國內(nèi)檔案工作計算機管理的普及程度已十分可觀，在此基礎上應進一步加大計算機網(wǎng)絡技術的普及力度，為檔案事業(yè)的信息化建設開辟更廣闊的空間。多年以來，計算機技術的發(fā)展日新月異，其快速高效的信息處理能力為政府部門的管理工作起到了基礎性的保障作用。對于政府機關檔案管理工作而言，計算機技術的注入勢必會帶來高效的工作，從基礎性的業(yè)務管理到檔案采集、歸類、整理、檢索及編目環(huán)節(jié)等，操作功能完善了，專業(yè)化程度高了，大大提升了檔案信息資源信息化管理的效率，也提高了檔案信息資源開發(fā)利用的效率。

2.2傳統(tǒng)檔案與電子檔案做好優(yōu)勢互補。政府機關檔案計算機管理的進程中，傳統(tǒng)的檔案管理形式并未消亡，計算機網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)還不能解決我國政府機關檔案管理中的所有問題，舊形式與新技術需要長時期的磨合。我們發(fā)現(xiàn)，政府機關檔案計算機管理的過程中，電子文件的信息自身存在著一些不足和局限性，如隨意增刪的問題、原始性和憑證性模糊的問題、法律效率低下的問題等等，這就使得政府機關內(nèi)傳統(tǒng)紙質檔案管理的形式在相當一段長的時期內(nèi)還會存在，這套內(nèi)部的雙軌制檔案管理系統(tǒng)會長期并存，兩種形式的優(yōu)勢互補能夠保證文件的真實性和憑證性。現(xiàn)在的問題在于如何將兩套體系做到有的放矢，這就需要在兩種機制之間建立一個互補的通道，將電子文件和紙質文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度從而有效地保障數(shù)字化檔案建設安全、有序地開展。

2.3檔案計算機管理的安全性是重中之重。計算機技術給政府機關的檔案管理工作帶來的好處不言而喻，但隨之而來的就是安全性的問題，對于電子檔案而言，一旦安全性出現(xiàn)問題，整個政府機關的工作都會面臨著威脅。所以，檔案管理過程中使用計算機網(wǎng)絡技術，必須把安全、保密的原則放在第一位。檔案的重要性眾所周知，是記錄組織和個人活動的重要憑證，尤其是其中的一些涉密文件、涉密材料等，如果這些不采取相應的保密措施，一定會給機關帶來損失。信息安全的關鍵在于“管理”，建立相應的管理制度是必須的一環(huán)，從上而下地提出具體明細的保密安全細則，對檔案中涉及的秘密信息必須采取保密安全措施，如對信息采取加密的措施、動用保密文件要通過領導的審批手續(xù)、對相關計算機設置密碼及使用權限的設置、安裝防火墻、對系統(tǒng)上的防病毒軟件進行升級、增添漏洞補丁等，除此之外，還要對涉密計算機的電磁泄漏問題進行控制，涉密與非涉密計算機要分開，涉密計算機不能相互訪問，非涉密計算機不能處理、存儲涉密信息，有涉密內(nèi)容的計算機不得上互聯(lián)網(wǎng)，不得用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密信息，內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)必須實施物理隔離，對平時不用的密碼、密鑰或有關涉密載體應配備保密文件柜或保險柜存放，對管理使用涉密計算機的人員要按規(guī)定進行管理、培訓。

2.4讓檔案計算機管理工作更符合標準化流程。政府機關檔案計算機管理過程中，必須要確定相關的標準化和規(guī)范化，只有嚴格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》等內(nèi)容才能保證政府機關在檔案計算機管理過程中的檔案數(shù)據(jù)庫結構，努力實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，增加政府機關工作的透明性，規(guī)范性。

2.5切實提高檔案管理工作人員的綜合素質。實現(xiàn)政府機關檔案計算機管理離不開管理人員的素質，這是不得不提到的一點。計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法，這樣就要求檔案人員的素質要不斷提高，逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術和設備以及現(xiàn)代信息技術應用能力和信息加工處理能力，努力掌握計算機管理檔案的理論和技能，將檔案數(shù)據(jù)接收、存儲、提供等業(yè)務環(huán)節(jié)利用計算機進行管理，學習與檔案信息化相關的計算機知識、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理知識等，提高網(wǎng)絡化管理意識，由傳統(tǒng)檔案管理向網(wǎng)絡化管理方式轉變，培養(yǎng)和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才。具體來說，檔案管理人員應該通過培訓、自身學習增強責任意識，還要不斷提高自身的管理意識，在日常的檔案管理工作中，及時發(fā)現(xiàn)問題，通過協(xié)調處理，嚴格遵守《檔案法》相關的管理制度，進而形成良好的檔案管理氛圍。

3結束語

政府機關實現(xiàn)檔案的計算機管理不是一蹴而就的，一方面是信息時展的要求，一方面也是政府機關需要提高工作效率和服務效率，只有這樣才能讓政府機關在新時期的工作更陽光、更透明，進而發(fā)揮更大的作用。我們生活在信息化時代，計算機技術的日新月異給我國各個政府組織提供了基礎性的技術保障，檔案管理作為其中的一項重要工作也會受到信息化趨勢的影響。檔案管理工作的重要性不言而喻，它是社會建設發(fā)展歷史進程中證據(jù)、信息、記憶的積累中心，是城市現(xiàn)代化和信息化的重要基礎，為更好發(fā)揮檔案價值服務功能，滿足社會發(fā)展需要，檔案信息管理必然選擇網(wǎng)絡化理念以指導其實踐，網(wǎng)絡化管理是檔案信息化建設深入發(fā)展的必然選擇，也是21世紀檔案信息資源的發(fā)展方向。

作者：申敬單位：定州市社會保險事業(yè)管理所