高校學(xué)籍檔案的科學(xué)管理研究

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一、對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)管理的必要性

科學(xué)管理是由美國的管理學(xué)大師泰勒提出的，指的是高效率的管理。高校學(xué)籍檔案具有原始和真實(shí)性的特點(diǎn)，這決定了管理人員必須謹(jǐn)慎保管學(xué)籍檔案。應(yīng)充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性，以更加審慎的態(tài)度進(jìn)行檔案記錄工作。學(xué)籍檔案的動態(tài)變化性也加重了管理人員的日常工作量，要求管理人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，掌握數(shù)字化技能，使學(xué)籍檔案管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。最后學(xué)籍檔案使用頻繁的特點(diǎn)要求管理人員提高辦事效率，以盡可能快的速度完善學(xué)籍檔案，滿足學(xué)生對學(xué)籍檔案使用的需要。

二、高校學(xué)籍檔案科學(xué)管理對策

（一）提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

高校學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的首要環(huán)節(jié)就是進(jìn)行完善的人力資源管理，注重對學(xué)籍檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高其科學(xué)管理意識，具體來說，主要有以下幾個(gè)方面：首先是在意識層面對管理人員加以培養(yǎng)，使管理人員認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要意義，愿意全身心投入到學(xué)籍檔案管理工作中，為組織貢獻(xiàn)創(chuàng)新性管理方法，使學(xué)籍檔案管理更加有效率。其次是在技能層面，注重培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉辦公軟件等。同時(shí)也應(yīng)該培養(yǎng)管理人員的溝通技能，使其了解到學(xué)籍檔案管理部門與其他部門的密切關(guān)聯(lián)性，在進(jìn)行學(xué)籍檔案記錄時(shí)需要得到其他包括教務(wù)處在內(nèi)的其他部門的支持，注重與其他部門的溝通工作。

（二）實(shí)現(xiàn)管理信息化

在信息化全球化的今天，學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的先進(jìn)信息技術(shù)，提高辦事效率。信息化的學(xué)籍檔案管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是學(xué)籍檔案記錄的信息化，另一方面是學(xué)籍檔案管理的信息化。首先在學(xué)籍檔案記錄方面，以往手動的記錄方式帶來的弊端主要有記錄速度慢、更新不方便、字跡易褪色難以保存等，而利用計(jì)算機(jī)軟件對學(xué)籍檔案進(jìn)行記錄，形成數(shù)據(jù)庫，則不僅提高了效率也可以克服傳統(tǒng)方式造成的檔案難以保存的缺陷。其次在學(xué)籍檔案管理方面，傳統(tǒng)的管理方式是對學(xué)籍檔案做標(biāo)記，在使用時(shí)從大量檔案中手動尋找，浪費(fèi)時(shí)間的同時(shí)也為加大了工作量。而利用信息系統(tǒng)建立學(xué)籍檔案管理平臺，在使用檔案時(shí)可以直接在平臺上搜索，利用電腦對目標(biāo)檔案進(jìn)行查找，節(jié)省人力的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確高效的管理目標(biāo)。

（三）完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度

完善高校學(xué)籍管理規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度，使學(xué)籍檔案管理做到有章可依、有法可循。具體來說，首先是管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校特點(diǎn)和學(xué)籍檔案的獨(dú)特性，制定符合實(shí)際情況的學(xué)籍管理制度。其次是要保證學(xué)籍檔案在錄入、歸類、保存過程中的規(guī)范化，包括所用表格、書寫用語等都應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)范，只有這樣才能保證學(xué)籍檔案的客觀性和真實(shí)性。最后是在制定學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度以后，應(yīng)做到嚴(yán)格執(zhí)行，保證學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性和高效率。

作者：吳學(xué)慧單位：內(nèi)蒙古河套學(xué)院