試論國有企業秘書的聘用

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國有企業的秘書人員，可以說是企業戰略意志的傳導者、管理秩序的維護者、日常運營的協調者、機關服務的保障者和領導形象的體現者。在實際工作中，大部分秘書都是埋頭苦干、兢兢業業，圍繞企業重點難點問題，積極獻計獻策，認真處理協調大量復雜性、事務性工作，為企業完成各項任務作出了積極貢獻。但是也有部分秘書雖然學歷和知識水平較高，但工作一段時間后發現，他們的其他方面比如人際溝通能力、綜合協調能力都比較弱，并不適合秘書崗位，不但自己感覺很辛苦，也容易給領導造成很多工作上的被動。

管理學上有句名言：你可以教會一只火雞爬上樹，但最好是找一只松鼠。這就是所謂人崗匹配的問題，選聘人員應遵循人事相宜，人適其事，事得其人的原則，根據不同員工個體間的能力素質差異以及崗位的不同要求，將他們安排在最合適的崗位上，保持個體能力素質與工作崗位要求的同構性，從而提高人員的工作效率，有效完成各項工作。這里的個體能力素質在管理學上稱之為勝任能力，即根據崗位的工作要求，確保該崗位的人員能夠順利完成該崗位工作的個人能力特征結構，它包含知識技能、態度能力、性格特質和內驅力等指標。知識技能是指對工作領域的了解，態度能力是指將工作做好的經驗與技能，性格特質是指一個人持續穩定的內在特征，內驅力是指在工作領域里發至內心的想法和偏好，它將驅動和決定一個人的外在行動。在這些指標中，除了知識技能是顯性的、易于感知的以外，其他都是潛在的、難以感知的。

那么對于國有企業秘書一職而言，它所需要的勝任能力是什么樣的呢？國有企業秘書的主要工作是包括決策參謀、綜合協調、督查督導以及文字工作等。決策參謀是主動研究企業面臨的內外部發展環境，超前捕捉企業可能遇到的矛盾和問題，深入調查了解情況，及時為領導提供真實有效的信息，主動及時地向領導提供工作預案和工作建議。綜合協調是發揮溝通內外、聯系上下的橋梁樞紐作用，理順和明晰各類界面間的關系，優化企業管理秩序，推動企業高效流暢地運轉。督查督導是圍繞企業的重大決策和重要工作部署，對存在問題進行客觀分析，促進政策、決策的貫徹落實。文字工作是各種總結、材料和領導講話稿的撰寫。

從這些工作中，我們不難發現，秘書一職除了要求有一定得專業知識和文字功底外，更重要的是能夠主動工作，充分發揮溝通協調能力，給企業領導充當參謀助手。因此，秘書崗位所需要的勝任能力指標中，知識技能對應的是行政管理專業知識，態度能力對應的是溝通能力、協調能力，性格特質對應的是工作主動性、注重細節等，而內驅力對應的是工作責任感。

通過以上分析可以看出，要選聘一名優秀的秘書，既要看其是否具備專業知識這個顯性指標，更重要的是通過一定的方式獲知其是否具備那些潛在素質指標。專業知識可以通過候選人的學歷、學位等信息獲知，而態度能力、性格特質和內驅力等指標則要通過一定的素質測評方法來檢驗。職業化的素質測評方法包括心理測試與智能測試。根據秘書一職的崗位要求，工作主動性、責任感、是否注重細節等都屬于心理測試范疇，溝通、協調能力則屬于智能測試范疇。在企業中用的較多的心理測試主要是自陳式測試和投射測試。自陳式測試是通過讓候選人回答一些事先設定好的問題，然后根據答題情況分析他們的心理和個性狀況。投射測試采用讓候選人觀察一張圖或照片，并不容他們細加思索，讓他們很快說出對圖片的認識，從而探知候選人潛在的態度、動機等，因為被測者無暇思索，會把自己內心深處的心理傾向“投射”到圖片上，難以掩飾，較為可信。智能測試最常用的是情景模擬測試。將候選人安排在模擬的、逼真的工作環境中，要求他們處理可能出現的各種問題，測試其實際工作能力、潛在能力等。情景模擬測試方法中應用比較廣泛的是無領導小組討論法。所謂“無領導”，是指不指定誰擔任主持討論的組長，不布置議題和議程，更不提要求，只給一個簡短案例，案例中隱含著數個待處理的問題，以引導小組展開討論。測試者通過閉路電視或者錄像觀察小組討論情況，在討論過程中，被測試者的各種能力便會通過其扮演的角色表現出來，如主動發起者、組織指揮者、鼓動者、協調者。因為企業秘書必須具備優秀的溝通、協調能力，所以通過無領導小組討論法可以找出溝通、協調能力最強的候選人。

現代素質測評的工具與方法還有很多，企業應結合實際情況，通過多種科學、客觀的測評方法對候選人的個性特征、職業傾向、動機等素質進行測試與評價，以判定他們與秘書崗位的匹配程度。通過專業素質測評方法選出的秘書，不僅專業知識豐富，更具備優秀的溝通、組織、協調能力，工作責任心強，一定能在企業發展的過程中發揮好參謀助手作用，實現企業與個人的共同進步。