建筑施工企業商務管理表單化應用

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摘要：作為國有大型建筑施工企業，項目地點分散、涉及領域眾多、管理難度大，要實現“以高效益經營為核心，規范與效率并重”，必須在實踐基礎上，將相關的規則、流程、表單固化，形成制度，以強有力的促進企業管理提升。

關鍵詞：國有大型建筑施工企業；商務管理；表單化；流程化

中國葛洲壩集團第一工程有限公司是中國葛洲壩集團股份有限公司核心骨干企業。公司注冊資本9.8億元，具有年完成水工混凝土澆筑500萬立方米以上、年填筑土石方填筑5000萬立方米以上、年裝機容量2000MW以上的施工能力。公司擁有水利水電工程施工總承包特級資質、市政公用工程施工總承包壹級資質、地基基礎工程專業壹級等多項資質。公司承建工程遍布國內20多個省市區和7個國家。先后承建世界最大水電工程——長江三峽水利樞紐工程，世界最大水利工程——南水北調工程，世界最高面板堆石壩——湖北清江水布埡工程，世界最高碾壓混凝土大壩——廣西龍灘水電站，世界最大薄壁U形渡槽——南水北調湍河渡槽工程，國內乃至世界范圍內最大的單體地下空間工程——南京江北新區地下空間一期PPP項目，等一系列標志性工程。作為集團內最早走出去的建筑企業之一，公司承建了柬埔寨最大水電工程——達岱河水電站；在埃塞俄比亞承建了FAN項目以及東非最大的EPC項目——GD-3水電站；在阿根廷承建了中國在海外承建的最大水電站——阿根廷圣克魯斯NK/JC水電站；在尼泊爾、伊拉克、剛果布、泰國、老撾、科威特先后承建了一系列建設項目。公司緊跟國家發展步伐，踏準發展節奏，堅持結構調整、轉型升級，全面進軍高端業務，為企業實現轉型升級、跨越發展開辟了新的路徑。公司始終堅持強企富民的企業宗旨，秉承改革創新、勇爭一流的企業精神，致力于建設行業一流的國際化工程公司。公司為加強商務體系標準化建設，強有力的提升企業商務管理水平，公司出臺了《在建項目商務管理手冊》，為項目部成本管控和變更索賠工作提供了詳細操作指引，提高了項目部成本管控能力。具體介紹如下：

一、管理手冊基本結構

公司在干好大項目，創造高效益，全力打造“廉潔項目”“陽光工程”的總體思路下，以項目高效益經營為核心，以主合同管理、分包合同管理為線索，串連項目商務管理各環節，深度優化基礎管理流程，基本形成了簡潔實用、科學系統的，并與公司發展態勢相適應的商務管理手冊（如圖1所示）。本手冊以一個核心、兩條主線、三個階段、四個專項、五種方式，全面梳理了項目商務管理工作的各個環節（如圖2所示）。一個核心是指，以“高效益經營”為核心，即集團公司新班子上任以來，提出的要以“效益論英雄”貫徹到商務管理的全過程。兩條主線是指，以商務工作中對上的主合同，對下的分包合同為主線，開展商務管理工作。三個階段是指，從項目管理的策劃階段，實施階段，完工階段，實現全生命周期的穿透式分析，動態化管理。四個專項是指，按照商務管理工作的專項內容劃分為四部分，主合同管理、分包合同管理、變更索賠管理和成本管控。五種方式是指，該手冊采用五種方式對商務工作進行詳細說明：制度清單、任務圖、流程圖、表單、操作說明，以便各使用單位理解商務管理工作。公司各級管理人員借助于手冊，能更系統地進行商務管理，更全面地制訂工作計劃，更快捷的管理指令，更明確地對新進員工進行指導，更清晰的對工作進行考核。

二、管理手冊的主要內容

通過規范化的商務管理，解決商務工作“做什么、怎么做”的問題。商務管理工作復雜而又精細，本手冊每一章節采用制度清單、任務圖、流程圖、表單、操作說明這五種方式對商務工作進行詳細說明，以便各單位理解商務管理工作（如圖3所示）。

（一）制度清單。給項目部定規矩，列出了項目部在各商務管理環節中應制定的基本制度，及制度中的主要內容。如在主合同管理章節，制度清單就包括：合同交底管理辦法，往來函件管理辦法，計量結算管理辦法，變更索賠管理辦法等。

（二）任務圖是告訴項目部做什么。如在分包合同管理章節，在策劃階段，應完成分包策劃；在采購階段，應完成編制采購計劃，招標文件，限價編制，分包合同簽訂等工作；在施工階段，應完成合同交底、中間計量，中間結算，臺賬編制，分包商過程考核，糾紛處理等工作；完工階段，應完成分包商退場，完工結算，分包商成本實測等工作。

(三)流程圖和表單，是告訴項目部怎么做。通過梳理項目部各項商務管理工作，繪制出了32項工作流程，31項表單，任何一個新項目開工，通過商務手冊即可全面展開商務工作，通過標準的表單化、流程化應用，至少商務工作不會出現大的偏差。

(四)操作說明，是告訴項目部如何做好商務工作。任何一名商務人員，通過商務手冊中的制度清單，任務圖，流程圖，表單，就可以基本開展商務工作，如果想更深入、更細致的進行商務管理，在操作說明中有詳細工作方法和工作要點。如在成本管控章節中，詳細介紹了施工過程中的成本管控，包括如何確認收入；如何進行施工方案的經濟比較，對重大項目、關鍵部位和重要施工環節留存第一手資料；如何根據項目特點制定計量規則，堵塞計量管理漏洞；如何控制好分包成本，不盲目下達指令；如何管理自營直接成本，包括作業人員薪酬、材料費、設備使用費，現場經費等；如何進行成本分析、單機核算、材料核銷等。每一步驟都做出了詳細的說明。

三、商務資料管理

各項目業主，審計越來越嚴格，對我們的商務基礎資料也提出了更高的要求，因此在商務手冊中對商務資料做了相應的規定。各項目與商務管理工作有關的各類資料（例如：施工方案、設計通知、監理例會紀要、外來文函等），均應采用書面資料和電子資料兩種形式存檔，所有資料編號必須唯一、連續，發生重復、漏號的，應做出說明。所有資料，商務部門應安排專人保管、備份，所有書面資料應有專用檔案室存放，所有電子資料應有專用電腦歸檔保存?？偨洕鷰煈ㄆ跈z查，確保資料的完整性。對外申報的商務資料，必須經項目總經濟師審核，項目經理批準后，由商務部門統一申報，無論業主是否接受，項目部商務部門均應存檔，做好記錄。分包商申報的資料，項目部商務部門均應接收、統一編號、歸檔，并及時處理，不得無故拒收或退回。項目部商務部門必須及時建立、更新、完善各類基礎資料臺賬，與其他部門相關的臺賬應每月核對，發現問題及時查找原因進行修改，確保商務資料完整、合法、合規，各類資料之間形成閉環。項目部商務部門，定期向公司生產經營部門上報本單位的各類商務報表，確保資料的準確性、完整性。項目部各部門認真配合履行商務管理職責，將商務管理工作作為本部門主要工作職責之一，納入項目部對各部門的考核。

四、結語

高質量發展要以高效益經營為核心，高效益經營離不開高水平的商務管理。實現公司健康可持續發展是我們使命所在、責任所系，我們將繼續堅持“不忘初心，牢記使命”，真抓實干，頑強拼搏的精神，為開啟公司高質量發展新征程而努力奮斗。

參考文獻：

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作者:李　芳單位:中國葛洲壩集團第一工程有限公司