辦公室行政科學化分析

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辦公室管理科學化的重要性

一、辦公室管理的科學化，直接關系到上層領導的決策水平。決策是上層領導的主要職責，決策的正確與否直接關系到管理的成敗。而正確的決策離不開對機關各方面情況的調查研究和對調查資料的正確判斷，離不開獲取和掌握大量的準確的信息。在這方面，辦公室作為輔助領導決策的主要部門，承擔著為領導收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務。

二、辦公室管理的科學化。關系到管理系統的協調運轉。任何管理系統都是一個復雜的聯系網絡。在這個網絡中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領導的綜合辦事機構、信息參謀部門，而且是溝通、聯系和調領導與部門之間、部門與部門之間、機關與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發揮程度。因此。辦公室管理的科學化，將會更好地發揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關系，溝通領導與部門之間、部門與部門之間的聯系，促進整個管理系統的協調運轉。

辦公室管理科學化的主要內容

辦公室管理的科學化蘊涵著豐富的內涵。就當前實際情況看，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

一、制度化。辦公室管理的制度化，是指：辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應著重抓好如下幾項制度：第一，崗位責任制。崗位責任制是機關工作的一項根本制度。其實質是在明確辦公室以及辦公室各個科室的職責權限的基礎上，劃分每個崗位的權責．使辦公室每一個人都各司其職。各盡其能，高質量、高效率地完成各自承擔的任務，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉等現象。在制定崗位責任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發，凡工作任務重復的科室，該并則并：凡一個人能干的工作。就：分給兩個人。同時，堅持職權責一致的原則，每個崗位都有相應的權力和責任，：每個崗位的權力、責任都要規定得全面、明確、具體，能量化j勺盡可能量化，以便考核。

第二，會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是辦公室管理科學化的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴格控制會議數量。如果無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災，領導者的許多精力和時間也將消磨在茫茫“會海”之中。因此，必須按照中央要求切實精簡會議，建立嚴格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。二是提高會議質量和效率。必須開的會，會前一定要有充分準備。注意開短會，開高質量的會。同時。嚴格會議紀律，杜絕遲到早退現象。做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結論模糊不清。

第三。公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，提高辦文質量，加速公文運轉。具體來說，必須做好如下幾點：一是規范公文種類。根據國務院1993年修訂的《國家行政機關公文處理暫行辦法》，目前我國行政機關的公文種類主要有命令(令)、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、調查報告、請示、批復、函、會議紀要等十四種。這些不同的公文種類，各有一定的含義和應用范圍，體現了發文機關的一定身份和機關之間的相互關系，注意不能亂用、混用。二是統一公文格式和固定行文關系。對公文的標題、主送機關、正文、附件、機關印章、發文日期、抄送單位、公文編號、機密等級、緩急程度等一定要有明確的規定。同時，按照各自的隸屬關系和職權范圍、固定的行文關系行文，一般情況下不得越級行文請示。三是準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。第四，安全保密制度。印章管理和保密工作關系到機關和企業的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關的安全保密制度，并指定專人負責和定期檢查。

二、程序化。程序是辦事的先后次序。程序化的管理可使各項管理活動按照一定的秩序有準備、有步驟、有條不紊、循序漸進地進行，促進和實現辦公室管理的正常化。它主要包括公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。實現辦公室管理程序化的關鍵在于程序的優化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確，必須以實際上能做到為前提。否則，再好的程序也是毫無意義的。系統性即程序本身就是一個有機系統，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預見到可能發生的情況，力求全面周到，統籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環節、各步驟之問必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。因為多一道程序就意味著多一道麻煩，就要多花人力、物力、財力和時間。因此，程序設計時越少越好，要確定關鍵路線，減少重復的手續。當然，必要的程序不能借13簡化而省去。

三、自動化。隨著科技的進步和社會的發展，以應用電子計算機為主要標志的辦公自動化已應運而生。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創造條件，積極地促進辦公室自動化的進程。

辦公室管理科學化的基本要求

辦公室管理的科學化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視和支持。

一、合理配置辦公室內部機構。合理配置辦公室內部機構是實現辦公室管理科學化的重要前提和基礎。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機構，而且是領導的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務等基本職能，工作任務十分繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質低下，勢必影響辦公室管理功能的發揮。因此，為了實現辦公室管理的科學化，首先必須合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協調能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

二、要切實加強辦公室隊伍的思想作風建設。辦公室不應是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽”的場所，辦公室人員應該具有較好的思想素養。為此，辦公室必須抓好隊伍的息想作風建設。第一，辦公室人員必須注重學習黨的路線、方針和政策，自覺地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報告、對下發文、協調工作、答復問題時都要以黨的政策為準繩，做貫徹執行黨的路線方針政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉獻的精神，不圖名、不為利，甘當“鋪路石”。要主動為領導服務，為基層服務，為職工、群眾服務。第三，發揚實事求是精神，深入調查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實際中去，了解實際情況，掌握最新動態，向領導提供全面、準確、及時的信息。同時，主動做好查辦督辦等工作。第四，謙虛謹慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現象的發生。無論是日常工作的處理還是內外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態度冷淡、盛氣凌人。

三、要注重業務素質的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠了解馬克思主義的基本原理以及管理學、法律學、高等教育學、邏輯學等學科的基礎知識，掌握辦公室管理的專業知識和辦公自動化技術，努力做學識淵博、視野開闊的“通才”。發揮辦公室處理事務、搞好服務的作用，其次，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設及辦公室隊伍的建設給予具體的支持和領導，切實加強對辦公室人員的教育和培養。最后，提高辦公室人員的待遇，解決有關人員的職稱、職務等問題，以調動辦公室隊伍的積極性和主動性，開創辦公室管理的新局面。