組織結構設計管理

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摘要：多校區大學管理是我國教育行政部門和各學校普遍關心的問題，其關鍵和基礎是組織結構設計。本文在對多校區大學及其存在的問題進行一般描述的基礎上，運用組織結構設計理論，根據多校區大學的特點，提出了其組織設計的重點，研究分析了多校區大學組織結構設計的自變量、基本組織結構和溝通與協調機制設計等問題。關鍵詞：多校區大學；管理；組織設計近年來，隨著我國高等教育規模的快速擴大和高等教育管理體制改革的不斷深化，多校區大學現象日益增多，數量節節攀升。據統計，1992年到2002年經合并調整形成了261所普通高校，其中絕大部分都是校區地理位置分散的多校區大學。多校區辦學既是高等教育改革和發展歷程中產生的一件新生事物，也是各學校管理中的普遍難題。其中，根本性問題就是如何設計和優化多校區大學的組織結構。本文試圖在分析多校區大學及其存在問題的基礎上，運用組織理論對多校區大學的組織結構設計進行研究與探討。一、問題的一般描述多校區大學這個概念雖然在日常工作，甚至學術論文中經常被使用。但要展開組織結構設計研究，就必須首先對其概念進行必要的界定。我們這里借用國內學者對多校區大學的定義，［1］指具有一個以上獨立校區的、但只有一個統一的獨立法人辦學實體的大學。它是一個與單校區大學相對而言的概念。為了使研究的問題更具有普遍意義，我們所說的多校區大學既可以是由一所以上原本獨立的大學相互合并而形成，也可以是為了拓展辦學空間、辦學規模或辦學功能而開辟新校區后形成。一般來說，多校區大學的基本特點是學科齊全、規模巨大、校區分散、情況復雜。正因為如此，一些教育研究者歸納總結了多校區大學在管理方面存在的問題：［2］(1)由于校園文化差異、參與合并各校的辦學理念、學術精神、管理方式差異較大，使管理復雜性增加；(2)由于設置校區派出管理機構，實行校院系管理模式，使管理跨度加大、管理層次增加；(3)各校區資源共享困難；(4)校區之間信息溝通滯后。多校區大學要克服管理過程中出現的問題，就必須從根本上入手，完善和優化大學的組織結構設計，這樣才能更好地發揮學科全、規模大的辦學優勢。所謂大學組織結構，是指大學組織內部的結構要素在外部環境諸要素的作用下組成的具有一定關系的組織形式。［3］也就是說，大學組織結構是由可以稱之為因變量的內部結構要素組成。這些要素包括單位劃分、單位間的協調與一體化、計劃與控制系統、聯接裝置、集權與分權、培訓與灌輸等。組織理論告訴我們，大學組織內部的結構要素與外部環境諸要素作用直接相關，這些要素可以稱之為自變量。典型的自變量有組織環境、戰略、組織技術等。它們的狀況和變化必須會引起因變量的變化。因此，大學組織結構必須依據自變量要素的狀況和變化情況，以及管理者對這些要素認識程度進行科學設計。所謂大學組織結構設計，是指大學組織管理者根據大學所處的內外環境，按照組織結構的規律，精心安排、選擇大學組織內部諸要素，并組成一定組織形式的過程。［4］因此，設計多校區大學組織結構，首先必須研究分析多校區大學所處的內外環境，即進行自變量分析；然后根據組織結構理論，對多校區大學組織內部諸要素作出恰當的安排。由于多校區大學是大學的一種形式，具備大學的一般特征。所以，對多校區大學的組織結構設計研究，主要關注多校區大學組織結構的特殊部分，從層次上講更應關注中層結構的設計，從內容上講更應關注組織的基本結構和聯接裝置、協調機制、信息流、參謀機構和資源配置的設計。二、多校區大學組織結構的自變量分析從前文論述我們可以看出，大學組織結構自變量是指影響大學組織結構，影響大學組織結構設計的基本要素。對大學來說，組織結構自變量主要有以下幾個：組織環境、組織技術、權力、戰略、組織規模、文化。組織環境，從廣義上講是指組織界線以外的一切事物，是組織生存和發展的全部外部條件的總和，大學的組織環境主要有科學技術、經濟、人口、政治、法制、文化特征；組織技術是指完成某項任務或活動所需知識的組織和應用，還包括在解決問題時使用的智力技巧和方法，大學的組織技術可以分為教育技術和管理技術；權力也是影響組織結構的重要因素，大學的權力包括政治權力、行政權力、學術權力、學生權力：戰略指包括組織長遠計劃和實現目標的行動過程，大學的戰略有多種多樣，如質量領先戰略（包括人才領先、科研領先、服務領先）、規模戰略、效益戰略等；組織規模大小通常以大學中工作人數總和來衡量；文化主要指大學內部的組織文化，哈代(Hardy·C·B)認為無論組織的背景如何，都可以分成四種類型的文化：俱樂部(club)文化、角色(role)文化、任務(task)文化、個人(person)文化。大學組織結構自變量的不同，直接影響大學組織結構構成形式和狀況。多校區大學組織結構設計是以大學組織結構設計為基礎的。研究時，我們不再研究大學組織結構設計的一般性內容，而著重考察多校區大學組織的特殊結構設計。因而，對多校區大學組織結構自變量分析，我們也將著重考察與多校區大學組織結構設計密切相關的自變量。在與大學組織結構比較的基礎上，我們認為這些特殊的自變量主要包括：戰略、技術、組織規模、文化、空間距離。戰略包括多校區大學的發展目標、各校區功能定位。研究表明，一旦制定了大學的組織戰略，組織戰略就會決定組織結構。多校區大學形成之后，一般都要制定大學發展規劃。規劃中，都要明確大學的發展定位是教學型還是研究型，各校區的發展定位是按學科門類區分還是按培訓層次區分，或者按地域區分。這些都直接決定了大學及其管理機構、院系的組織結構和構成樣式。組織規模指大學的學科規模、校區規模。多校區大學學科數量及其相互關系，既決定了各校區組織構成，也決定了各校區資源分布情況，從而直接影響到組織結構設計。反過來，各校區規模（包括校區數量和大小）也會對組織結構產生影響。一般來說，學科規模和校區規模大，將會使組織結構趨向精細化、復雜化、分權化。空間距離是多校區大學組織結構設計的一個特殊自變量。它是指各校區之間的物理距離和交通便利情況，重點是主校區與其他校區間的空間距離。空間距離短、交通便利有利于組織結構向職能式、集權化結構發展，空間距離大、交通不便有利于組織結構向事業部式結構、區域式結構和分權化結構發展。多校區大學的組織技術的特殊之處在于教育技術和管理技術的數字化程度。當教育與管理信息數字化程度高時，組織結構會更加傾向于職能式結構；相反，數字化程度較低時，組織結構會傾向于事業部式結構或區域式結構，同時會更加注意協調機制、聯接裝置和信息交流系統的設計。文化指大學學術文化、校園氛圍等。多校區大學有多校合并和新建校區等類型。多校合并時，由于參與合并的學校有教學型、研究型學術背景和理科、工科、文科等學科背景，會較多地產生文化沖突；新建校區則容易造成文化缺失。學術文化與校園氛圍將要求加強協調機制、信息流體系、參與裝置和灌輸系統的設計。以上要素之間是相互關聯、相互影響的。三、多校區大學的基本組織結構多校區大學的類型有多種多樣。我國現階段的多校區大學主要有以下幾種情況：(1)“大學城市”，如浙江大學、吉林大學，它們是由位于同一城市的多塊校區構成；(2)“一校多區”，如復旦大學、同濟大學，它們也是由位于同一城市的多塊校區構成，但有一發揮中心功能的主校區；(3)“一校多地”，如中山大學，除廣州南北校區外，還有異地的珠海分校；(4)“大學分校”，如山東大學，除位于濟南的各校區外，還有獨立設置的威海分校。從形成過程的角度看，多校區大學有院校合并和新建校區兩種情況。從校區之間的空間距離區分，有緊鄰的多校區、近距離的多校區和遠距離的多校區三種類型。緊鄰的多校區是指校區之間距離很短，相距一兩公里，有的甚至只隔一條馬路，基本上可看作單校區；近距離的多校區是通常關注的多校區，校區在同一城市；遠距離的多校區實際就是異地辦學，校區不在同一城市或校區之間距離達數十公里、交通不便。不同類型的多校區大學，其組織結構應該存在差異。但從理論和實踐兩方面看，各類大學組織都會遵循組織結構設計的基本規律，其組織結構都有基本的結構樣式。根據國外學者的研究，企業組織的基本結構有職能式、事業部式、區域式和混合式等。［5］從組織中層結構設計角度看，多校區大學組織基本結構也基本相同。

（一）職能式結構在職能式結構中，組織從下至上按照相同的職能將各種活動組合起來。教務工作、科研工作、人事工作、后勤工作等都由學校相應的職能機關負責。這種結構的優勢是縱向科層控制與協調便捷、效率高、能產生職能部門的規模效應，劣勢是高層和職能機關負擔重、部門之間缺少橫向協調、組織對外界環境變化反應慢、缺乏創新。這種結構僅適用于規模較小、校區緊鄰的多校區大學。（圖表略）（二）事業部式結構事業部式結構，有時也稱為產品部式結構或戰略經營單位。它實際上是一種聯邦分權制。這種結構的顯著特點即組織結構設計出發點是組織產出或產品。大學按照人才培養、科研、服務的需要劃分單位，大學及其職能機關的主要職責是制定發展規劃，組織人力資源，選拔與考核各學院領導人，制定教學、科研和服務標準等。學院有負責教務工作、科研工作、人事工作的職能機關，能在本學院內最大限度地行使權力。因而這是一種垂直分權的組織結構。它的優勢是靈活性好，適應能力強，學院內協調便利；劣勢是失去了規模效應，機構設置重復，各學院之間協調困難。這種結構適用于大學規模較大、校區之間距離適中的“大學城市”、“一校多區”等情況。（圖表略）（三）區域式結構區域式結構又稱多分部結構，是指將資源組合起來，以便為某特定地區提供服務的組織結構形式。它是按地理位置設立分校，分校有獨立性更強、更加分權的職能機關。它與事業部結構的最大不同點是設置分校的出發點是地域，而不是產品。所以，區域式結構中，甲分校有工學院，乙分校也可能會根據地區經濟發展的需要設置工學院。這種結構與事業部式結構有很多相似之處，包括其優勢和劣勢。這種結構適用于校區極為分散、校區之間距離較遠的“一校多地”、“大學分校”等情況。（圖表略）（四）混合式結構混合式結構意味著一個組織同時擁有兩種以上的結構。這種結構通常也稱作矩陣式結構。由于多校區大學一般會同時具備多種條件，如有的校區之間距離較近或存在一個較大主校區內，而有的校區位于其他城市。這樣，大學組織可能會同時需要根據職能和產品事業部和地區或其中兩項來設計結構。目前，我國的多校區大學大部分是混合式結構。如山東大學有獨立設置的威海分校，北京大學有相對獨立運行的醫學部。四、多校區大學組織結構的優化與完善多校區大學管理問題的克服，需要依靠組織基本結構設計來解決，包括單位劃分、集權與分權，但從實踐經驗看，更需要引入有效的溝通與協調機制來解決。其中，重點是明茨伯格(HenryMintzberg)提出的聯接裝置、信息流、協調機制的設計。這些結構是對多校區大學組織的優化和完善。（一）聯接裝置設計聯接裝置（機構）是指組織中聯結單位與單位、個人與個人的組織設置。根據明茨伯格的研究，它包括個人、小組、專門機構。它的設置是為了加強組織中的協作統一以確保目標實現。明茨伯格將聯結裝置分為四種：聯結裝置；任務小組和常務委員會；統一經理和矩陣結構。對于多校區大學來說，由于校區分散，特別是為了增加組織的有機性，往往選用包括事業部式或區域式結構的混合式組織結構，較大程度地實行垂直分權。合理地設置聯接裝置是解決事業部式結構和區域式結構存在的弊端的一種有效方法。在組織結構設計時，可以設置大學副校長兼分校校長、大學教務處副處長兼分校教務處（科）長、專門負責與分校協調的大學校長助理等聯接位置，也可以設立校區管理委員會來協調校區內各校區和校區內各學院的教學、科研、后勤等事務。（二）協調機制設計明茨伯格認為，組織有五種協調機制：互相調整；直接監督；工作過程標準化；工作技能標準化；工作產品標準化。［6］互相調整是指通過簡單的非正式的信息溝通達到協調的一種方式，如聯合攻關、綜合治理等；直接監督是指大學組織中管理人員直接監督下屬人員的領導協調方式；工作過程標準化則通過規定工作流程和要求來進行協調；工作技能標準化通過工作人員技能和知識的標準化實現協調；工作產品標準化只對工作結果、產品或行動范圍進行規定，從而實現組織協調。對于多校區大學來說，大學對分校、學院的管理仍然是一種科層的組織管理，其協調更多地依靠直接監督。而在教學、科研工作領域，大學對分校、學院的協調機制是工作技能標準化和工作產品標準化。學校必須通過規定教師、管理人員的素質要求，強化人員選聘、職稱評定、考核任用等環節管理，實現全校人員工作技能標準化；學校還必須在教學計劃制定、教學質量評價、學科專業評價等環節上強化管理，實現工作產品標準化。互相調整是大學的常見協調機制，在同一學院、同一校區內比較容易互相調整，而不同校區、學院之間的互相調整機制則要依賴于聯接裝置和信息流的設計。（三）信息流設計大學組織內部有正式權力信息流、規章信息流、非正式信息流和工作星座信息流五種形式。正式權力信息流是指嚴格由上而下地沿科層組織依次傳遞的信息流；規章信息流是指大學各部分的規章制度，還包括有關結果的反饋和參謀人員提供的決策信息和建議的信息流；非正式信息流是指存在于組織內部的非正規渠道傳遞的信息流；工作星座信息流是指組織中人員聚焦成同行小組后傳遞的信息流。多校區大學組織設計重點應關注的是規章信息流、非正式信息流。多校區大學的規章信息流傳遞的瓶頸是規章執行結果的反饋信息、各校區對決策咨詢與建議信息向上傳遞不暢通；校區間非正式信息，包括教學信息、科研信息，特別是組織文化信息難以實現橫向傳遞。因此，多校區大學組織結構設計時，應該設立計劃調查室和由各校區專家參加的專家咨詢委員會、審議委員會，建立群眾意見反饋渠道和校區間的橫向協作機制，加強全校校園網和宣傳機構一體化建設，實現信息流的暢通。此外，參謀機構設計、資源配置設計也都完善和優化多校區大學組織結構設計重要內容。注釋：［1］陳運超、沈紅。淺論多校區大學管理［J］.載清華大學教育研究（北京）。2001,(2).［2］錢勤元。多校區大學管理的實踐與思考［J］.載東南大學學報（哲學社會科學版）（南京）。2002.(6).［3］吳志功著。現代大學組織結構設計［M］.北京師范大學出版社，1998－10.(1).127.［4］吳志功著。現代大學組織結構設計［M］.北京師范大學出版社，1998－10.(1).128.［5］理查德·L·達夫特著，李維安譯。組織理論與設計精要［M］.機械工業出版社，2003－1.(1).43.［6］HenryMintzberg·StructuresinFives：DesignEffectiveOr—ganization·Prentice－HallInc·EnglewoodCliffs，P136－139.