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一個IT系統集成項目的合同簽訂和工程實施涉及多方的利益,其中,甲方系統通過此工程實現某些業務需求或提高工作效率;乙方、供貨商及其它第三方廠家希望通過此項目實現利潤,同時與客戶建立良好的合作關系,進而為自己今后的發展拓展空間。乙方作為項目的總集成商,需要通過自身的技術實力、服務實力及項目管理能力完成利潤目標,其中,項目管理在整個工程實施過程中起著至關重要的作用。在項目管理中,資源調用又占據著重要地位。定義我這里談的資源主要是廣義的人力資源,可以理解為項目干系人,包括項目經理、客戶、項目團隊、項目發起人和其它利害關系者。對于乙方來說,這些項目干系人可以分為兩類,即外部資源(不可控)和內部資源(可控),這兩類資源的調用是否有效,將直接影響項目的成敗。調用分為兩種,一種是完全可控的,項目經理只需通過安排、指派即可完成調用;另一種是不可控的,項目經理需要協調、溝通和引導來實現有效調用。問題描述在項目實施過程中,不同類型的資源調用會引起不同的問題,下面,我對這些問題做出具體分類描述:
可控資源引起的問題:
1.用人不當:主要指在項目實施過程中,項目經理對于人員的任務安排沒有完全發揮個人優勢,導致工作效率低下,人員積極性降低,從而導致工期延長,項目實施成本增加,工程難以滿足質量標準等問題。
2.職責定義不清:由于在項目實施過程中,涉及到的工作眾多,人員工作安排難免存在交叉,在這種情況下,容易形成工作死角,即某項工作沒有人員來做。
3.工作量安排不均衡:這種問題經常在大型項目中出現。由于項目大,工期長,項目經理在工作安排中,很容易出現工作量不均衡的現象,即有些人員工作超負荷,而有些人員工作量不飽滿,從而導致內部的人員矛盾。
不可控資源引起的問題:
1.供貨商到貨延遲:該問題主要出現在項目前期的環境準備階段,設備到貨的延期,多數情況下,將直接影響整個工程進度。
2.設備集成商集成工作不能滿足乙方的質量和工程實施要求:該問題主要出現在設備集成和軟件集成工作由兩個廠家完成的工程。
3.用戶需求不明確,經常變化:在多數項目中,這種問題將貫穿整個項目實施過程中,只不過是需求變化的程度和時機。
4.工程的完成難以被用戶認可:這種問題一般在項目實施后期才會體現出來,同時會伴隨用戶需求的變化。以上是兩類資源在項目實施過程中產生的部分問題,雖然不夠全面,但這些問題已足夠將項目實施引入非常困難的境地。解決方法以上問題都很嚴重,有些看似很難解決,但這些問題都可通過有效的資源調用得到解決和緩解。對于那些由可控資源引起的問題,項目經理應給與高度重視,因為既然是可控資源,由它引起的問題就可以基本得到解決。
用人不當問題,項目經理可以在項目啟動階段建立資源地圖,了解可控資源的特長、興趣,以此為依據安排工作,這樣,既可以最大限度地提高工作效率,又可以通過個人主觀能動性發揮員工的創造性,從而保證項目實施的進度及質量。對于職責定義不清問題,項目經理在組織制定項目實施計劃時,應盡可能地細化工作,避免工作的交叉,同時,加強質量控制和工程監管工作,及時發現項目實施過程中的問題,并予以彌補。對于工作量安排不均衡問題,項目經理在組織制定項目實施計劃時,可以使用專業工具,如MicroSoftProject等。通過其中的工作量和時間安排的統計,可以盡早發現資源使用中的沖突情況,從而避免工作量不均衡問題。對于那些由不可控資源引起的問題,雖然資源不可控,但項目經理可以通過有效的協調工作和引導,將這些問題引起的損失降到最低。
對于供貨商到貨延遲問題
可以通過項目前期的工程啟動會,明確各方工作及期限,并制定風險計劃,如提供備用設備或過渡設備等,這樣,可以有效降低項目風險。對于設備集成商集成工作無法滿足質量和工程實施要求問題,可以通過制定明確的質量標準及使用方評估等方法,在設備集成工程中實現質量的同步監控,避免集成工作對整個項目實施的得影響。
對于用戶需求的變更
一般只能通過更為細致的前期需求調研及需求確認機制,并制定實施工程中的需求變更流程,來約束用戶的需求變更,同時,在整個施工過程中,不斷引導用戶貼近我方的思想,這樣,可以控制多數需求的變更,對于用戶明確提出的變更申請,應調配經驗豐富的人員,與用戶交流,本著雙贏得原則,給用戶制定合理的解決方案。對于工程完工的確認問題,項目經理應定期向用戶主管領導匯報工程進展,說明我方的工作內容,特別是為用戶量身定制的得業務需求,讓領導了解我方為工程順利實施進行的努力,以解除用戶對我方服務的擔憂,同時,項目經理還需密切關注用戶方的工作變動及各個時期的工作重點,避開用戶工作較為緊張的時段,對于需要市場人員介入的工作,應及時聯系市場人員,進行必要的公關,驗收工作是多方面共同努力和配合的結果,作為項目經理,不能認為技術的通過就可以實現順利驗收。
體會
通過本次項目經理培訓,使我更深刻的了解到,項目經理不是技術經理,項目經理應該是領導者、管理者,應該具備各方面的專業知識。項目管理是一項很復雜的工作,它不但需要項目經理規范的管理,而且需要超強的異常事件處理能力。因此,作為一名合格的項目經理需要不斷地學習和經驗總結,才能提高項目管理能力。